Cómo desarrollar un plan de outsourcing
Contenido
- Proceso de desarrollo
- Realización
- El establecimiento de metas
- Participación
- Identificación
- Ejecutando
Muchas discusiones sobre la subcontratación en los medios hacen que parezca complejo, pero es bastante simple. Incluso en nuestros hogares, "subcontratamos" muchas tareas: cocinar, mantener nuestros céspedes y cuidado de niños, solo por nombrar algunas. Cuando no tenemos el tiempo, el enfoque o las habilidades para hacer el trabajo nosotros mismos, buscamos a alguien que pueda, y alguien que haga el trabajo por un precio que podamos pagar. Las corporaciones funcionan de la misma manera, aunque sus decisiones pueden involucrar más factores y tomadores de decisiones.
Proceso de desarrollo
Pero así como las familias toman decisiones diferentes, las corporaciones pueden tomar decisiones sorprendentemente diferentes sobre la subcontratación. No hay una plantilla que funcione para todas las empresas, pero hay un proceso que todas las empresas deben tener en cuenta:
Realización
En el pasado, muchas corporaciones tal vez ni siquiera sabían qué era el outsourcing. Hoy en día, conocen la subcontratación, pero es posible que no se den cuenta de cuántos programas de subcontratación (y similares) ya operan: centros de copia, salas de correo, administración de instalaciones, TI e incluso partes de un departamento legal corporativo. La contratación externa puede no resolver todos los problemas, pero conocer la generación anterior de contratos identificará nuevos proyectos y proporcionará información valiosa.
El establecimiento de metas
Para tener éxito en la creación de un programa de outsourcing, debe definir objetivos específicos, como reducir los costos corporativos generales en un cinco por ciento, enfocarse en la eficiencia para una sola ubicación o solo mirar las funciones realizadas en una unidad de negocios. Los objetivos no necesitan detalles tremendos. A medida que aumenta su experiencia de outsourcing, las definiciones cambiarán.
Participación
Necesita participantes de muchas áreas de especialización para que den su opinión sobre el plan, verifiquen los supuestos y proporcionen un juicio experto. Cuando pase de un plan general a proyectos específicos, repetirá este proceso y creará subgrupos con conocimientos aún más específicos.
Identificación
Ahora que tiene objetivos y expertos para identificar e interpretar información, es hora de identificar proyectos específicos para su programa de outsourcing. Cada empresa desarrolla criterios diferentes y está impulsada por la cultura tanto como por el análisis financiero u operativo, pero hay criterios comunes que debe tener en cuenta:
- Decisiones anteriores: Su empresa probablemente tomó decisiones anteriores sobre el uso de personas que no son empleados, como trabajadores temporales o contratos de servicios. Trabaje con Adquisiciones y su PMO (Oficina de gestión de proyectos) para obtener más detalles. Vea cómo abordaron los problemas en esta lista y compile las lecciones aprendidas.
- Pericia: ¿Está realizando funciones o produciendo productos sin suficiente experiencia, o tiene problemas para retener gerentes? ¿Tiene la gerencia actual un plan para abordar estos problemas? Si no, este podría ser un buen proyecto de outsourcing.
- Calidad: Incluso si una función tiene personas con las habilidades adecuadas y gerentes experimentados, es posible que no obtenga el nivel de servicio que necesita. ¿El gerente realiza encuestas a los clientes? ¿Qué dicen los clientes sobre productos o servicios? Una brecha en la calidad o la falta de interés en el servicio al cliente es otra bandera para la subcontratación.
- Costo: Un servicio excepcionalmente de alta calidad no es necesariamente un buen valor. ¿Cómo se comparan sus costos con los competidores? ¿La función produce informes mensuales: costos unitarios, costos operativos, tendencias de costos de varios años? Si esta función no puede producir estos informes, un servicio tercerizado podría proporcionar una mayor transparencia en sus operaciones.
- Escala: Cuando examine toda su empresa, hará muchos descubrimientos inesperados. ¡Mantente enfocado! Un gran proyecto es un mejor candidato para la subcontratación que varios proyectos más pequeños. Ese gran proyecto único requerirá muchos menos recursos administrativos y de gestión. Mantenga una lista completa, pero solo seleccione candidatos que ofrezcan un gran impacto en su primera ola de proyectos.
- Seguridad: Ahora tiene una buena idea de posibles proyectos. Es hora de filtrarlos según los estándares de seguridad. La seguridad es un tema complejo y controvertido. Se aplican diferentes estándares a diferentes industrias, y algunas empresas son más conscientes de la seguridad que sus competidores. Comprenda los estándares internos y de la industria, y limite los proyectos de outsourcing en consecuencia. Incluya los departamentos legales, de TI, de seguridad corporativa, de cumplimiento (si corresponde) y cualquier departamento de "riesgo" en sus debates.
- Priorización: Cada elemento anterior (y quizás otras características) debe puntuarse, y luego a cada proyecto se le debe asignar un "valor de subcontratación" total. Indudablemente, habrá mucho debate sobre qué características son las más importantes, si sus puntajes son precisos y si se deben considerar otras características. No se sorprenda si este proceso dura meses o incluso años.
- Comunicación: En el momento en que priorizaste los proyectos potenciales, mantuviste muchas reuniones y hablaste con mucha gente. Espere que estas discusiones sean información pública en los departamentos que ha seleccionado para la subcontratación. Siempre suponga que estas discusiones llegarán a la población de sus empleados, a menudo en tiempo real. Las comunicaciones corporativas cuidadosamente pensadas deben estar preparadas y listas. Nunca permita que los rumores se conviertan en una mejor fuente de información que los hechos.
Ejecutando
Al final de este proceso, tendrá su plan de subcontratación inicial. Hay muchos más pasos a medida que ejecuta este plan: confirmación de datos, creación de subcomités para proyectos específicos, identificación de proveedores, ejecución de proyectos piloto, adjudicación de contratos, etc. Sin embargo, desarrollar su plan le proporciona los primeros y más importantes pasos.
