10 pasos críticos para incluir en un plan de proyecto
Contenido
- Objetivos del proyecto
- Alcance del proyecto
- Hitos y entregables principales
- Estructura de desglose del trabajo
- Presupuesto
- Plan de recursos humanos
- Plan de gestión de Riesgos
- Plan de comunicaciones
- Plan de gestión de partes interesadas
- Plan de gestión de cambios
Un plan de proyecto es la culminación de una planificación meticulosa por parte de un gerente de proyecto. Es el documento maestro que guía cómo se ejecutará un proyecto, de acuerdo con las intenciones del gerente para cada faceta clave del proyecto. Aunque los planes del proyecto difieren de una compañía a otra, existen diez elementos o pasos críticos que deben incluirse en un plan de proyecto efectivo para evitar confusiones e improvisaciones forzadas durante la fase de ejecución del proyecto.
Objetivos del proyecto
Los objetivos del proyecto se definen en una carta del proyecto, pero también deben incluirse en el plan del proyecto para explicar mejor los objetivos del proyecto o para incluir la carta como un apéndice. No importa cómo elija un gerente de proyecto incorporar los objetivos en el plan del proyecto, lo importante es mantener un vínculo claro entre el estatuto del proyecto (el primer documento clave del proyecto) y el segundo documento clave del proyecto, su plan del proyecto.
Alcance del proyecto
Al igual que los objetivos del proyecto, el alcance se define en la carta y el gerente del proyecto debe refinarlo más en el plan del proyecto. Al definir el alcance, el gerente del proyecto puede comenzar a mostrar cuál será el objetivo del proyecto o el producto final al final. Si no se define el alcance, se puede ampliar a lo largo del proyecto y generar sobrecostos y plazos vencidos.
Por ejemplo, si está liderando un equipo de marketing para crear un folleto para la línea de productos de una empresa, debe indicar cuántas páginas tendrá y proporcionar ejemplos de cómo podría verse el producto terminado.
Para algunos miembros del equipo, un folleto puede significar dos páginas, mientras que otros pueden considerar que diez páginas son adecuadas. La definición del alcance puede hacer que todo el equipo esté en la misma página desde el inicio.
Hitos y entregables principales
Los logros clave para un proyecto se denominan hitos y los productos de trabajo clave se denominan entregables principales. Ambos representan los grandes componentes del trabajo en un proyecto. Un plan de proyecto debe identificar estos elementos, definirlos y establecer plazos para su finalización.
Si una organización emprende un proyecto para desarrollar un nuevo software, los principales resultados podrían ser la lista final de requisitos comerciales y cómo implementarlos.
Después de eso, el proyecto podría tener hitos para la finalización del diseño, las pruebas del sistema, las pruebas de aceptación del usuario y la fecha de implementación del software. Estos hitos tienen productos de trabajo asociados con ellos, pero tienen más que ver con los procesos que con los productos en sí.
Los hitos y los plazos de entrega principales no tienen que ser fechas exactas, pero cuanto más precisos, mejor. Las fechas precisas ayudan a los gerentes de proyecto a desglosar las estructuras de trabajo con mayor precisión.
En esta etapa del plan, creará hitos para que pueda tomar entregas grandes o de alto nivel y dividirlas en pequeñas entregas, que se pueden describir en el siguiente paso.
Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) deconstruye los hitos y las principales entregas en un proyecto en trozos más pequeños para que se pueda asignar responsabilidad a una persona por cada faceta. Al desarrollar la estructura de desglose del trabajo, el gerente del proyecto considera muchos factores, como las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo del proyecto, las interdependencias entre las tareas, los recursos disponibles y la fecha límite general del proyecto.
Los gerentes de proyecto son en última instancia responsables del éxito del proyecto, pero no pueden hacer el trabajo solos. La WBS es una herramienta que el gerente del proyecto utiliza para garantizar la responsabilidad del proyecto porque le dice al patrocinador del proyecto, a los miembros del equipo del proyecto y a las partes interesadas responsables de qué. Si el gerente del proyecto está preocupado por una tarea, sabe exactamente con quién reunirse con respecto a esa preocupación.
Presupuesto
El presupuesto de un proyecto muestra cuánto dinero se asigna para completar el proyecto. El gerente del proyecto es responsable de dispersar estos recursos adecuadamente. Para un proyecto que tiene proveedores, el gerente del proyecto asegura que los entregables se completen de acuerdo con los términos del contrato, prestando especial atención a la calidad. Algunos presupuestos de proyectos se vinculan con el plan de recursos humanos.
Es importante establecer el costo de cada hito y entrega al observar cuánto tiempo se requiere y el costo de mano de obra involucrado para completar las tareas. El costo del proyecto está vinculado a la duración del proyecto, que se remonta al alcance del proyecto. El alcance, los hitos, las tareas y el presupuesto deben estar alineados y ser realistas.
Plan de recursos humanos
El plan de recursos humanos muestra cómo se dota de personal al proyecto. A veces conocido como el plan de personal, el plan de recursos humanos define quién estará en el equipo del proyecto y cuánto tiempo de compromiso se espera que cada persona haga. Al desarrollar este plan, el gerente del proyecto negocia con los miembros del equipo y sus supervisores sobre cuánto tiempo cada miembro del equipo puede dedicar al proyecto. Si se necesita personal adicional para consultar sobre el proyecto pero es parte del equipo del proyecto, eso también se documenta en el plan de personal. Nuevamente, se consulta a los supervisores apropiados.
Plan de gestión de Riesgos
Muchas cosas pueden salir mal en un proyecto. Si bien anticipar cualquier posible desastre o hipo menor es un desafío, se pueden predecir muchas trampas. En el plan de gestión de riesgos, el gerente del proyecto identifica los riesgos del proyecto, la probabilidad de que ocurran esos escenarios y las estrategias para mitigarlos. Para formular este plan, el gerente del proyecto busca aportes del patrocinador del proyecto, el equipo del proyecto, las partes interesadas y los expertos internos.
Se implementan estrategias de mitigación para los riesgos que pueden ocurrir o que tienen altos costos asociados. Los riesgos que es poco probable que ocurran y los que tienen bajos costos se señalan en el plan, a pesar de que no tienen estrategias de mitigación.
Plan de comunicaciones
Un plan de comunicaciones describe cómo se comunicará un proyecto a diversos públicos. Al igual que la estructura de desglose del trabajo, un plan de comunicaciones asigna la responsabilidad de completar cada componente a un miembro del equipo del proyecto.
En este paso, es importante describir cómo se comunicarán y resolverán los problemas dentro del equipo y con qué frecuencia se comunicará al equipo y a las partes interesadas o al jefe. Cada mensaje tiene una audiencia prevista. Un plan de comunicaciones ayuda a los gerentes de proyecto a garantizar que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado.
Plan de gestión de partes interesadas
Un plan de gestión de partes interesadas identifica cómo se utilizarán las partes interesadas en el proyecto. A veces las partes interesadas solo necesitan recibir información. Eso puede ser atendido en el plan de comunicaciones. Si se necesita más de las partes interesadas, un plan de gestión de partes interesadas describe cómo se obtendrá.
Plan de gestión de cambios
Un plan de gestión de cambios establece un marco para realizar cambios en el proyecto. Aunque los gerentes de proyecto tienden a querer evitar cambios en el proyecto, a veces son inevitables. El plan de gestión de cambios proporciona protocolos y procesos para realizar cambios. Es fundamental para la rendición de cuentas y la transparencia que los patrocinadores del proyecto, los gerentes del proyecto y los miembros del equipo del proyecto sigan el plan de gestión del cambio.
