Uso de hitos en la gestión de proyectos
Contenido
- Cuándo usar los hitos del proyecto
- Con qué frecuencia poner hitos en su plan
- Cómo se representan los hitos en su diagrama de Gantt
- Cómo nombrar hitos
- Cómo conseguir que se firmen los hitos
- Uso de hitos para la comunicación
Una de las características definitorias de un proyecto es que dura un período fijo de tiempo. Eso podría ser desde unas pocas semanas hasta varios años, y en algunos casos, para proyectos de construcción a gran escala u obras públicas, décadas.
Para realizar un seguimiento del progreso en el camino y garantizar que se logren los resultados clave de acuerdo con la línea de tiempo, los gerentes de proyecto utilizan hitos.
Un hito del proyecto es una tarea con una duración de cero que significa el logro en el proyecto. Se utilizan como una forma de mostrar avance y progreso y mostrar a las personas lo que está sucediendo, incluso si no tienen un conocimiento detallado de las tareas involucradas para llegar allí. En ese sentido, son muy útiles para la comunicación con las partes interesadas y para establecer expectativas.
Cuándo usar los hitos del proyecto
Los hitos en la gestión de proyectos se utilizan para marcar:
- El inicio de fases significativas de trabajo.
- El final de fases significativas de trabajo.
- Plazos
- Cuando se toma una decisión importante
- Otros puntos fijos en el tiempo que deben llamarse específicamente
Con qué frecuencia poner hitos en su plan
Un curso de capacitación podría recomendar incluir hitos en su plan aproximadamente una vez al mes. Esto está bien y es una buena regla general, pero debe usar su criterio profesional. Algunos meses pueden tener mucha actividad con reuniones importantes marcadas como hitos, decisiones tomadas y el cierre de una fase y el inicio de otra.
En otros meses, es posible que se concentre en la ejecución, con muy poco, en todo caso, en lo que pueda lograr un hito.
Para fines de informes, es útil crear una razón para tener un hito al menos una vez en cada ciclo de informes.
Cómo se representan los hitos en su diagrama de Gantt
Los hitos son uno de los componentes de un gráfico de Gantt y se muestran en el gráfico como un diamante. No se muestran como una tarea normal porque tienen una duración de cero: en otras palabras, no ocupan ningún momento. A los efectos de planificar en un diagrama de Gantt, simplemente suceden.
Si no está utilizando gráficos de Gantt, aún puede utilizar hitos. Aquí hay 5 alternativas a los diagramas de Gantt: aún puede incorporar hitos en su plan utilizando estos.
Si desea mantenerse organizado personalmente y su software de gestión de proyectos no está completamente integrado en su calendario, puede copiar y pegar las fechas clave en su agenda. Dependiendo de cómo le guste trabajar, esto puede recordarle lo que debería venir.
Cómo nombrar hitos
Los hitos deben tener una descripción clara en el cronograma de su proyecto, pero no uno que implique que es una tarea. Por lo tanto, no deberían llamarse "Obtenga un acuerdo para pasar a la Fase 2" sino "Comienza la Fase 2". Si desea reflejar el esfuerzo de llegar a un acuerdo para pasar a la Fase 2, agregue una tarea justo antes del hito para cubrirlo.
Los hitos deben describir el punto en el tiempo que representan así:
- Fase de prueba completa
- PID aprobado
- Contrato firmado
Muchos gerentes de proyecto eligen numerar sus hitos para facilitar la referencia también. Si usa una estructura de desglose de trabajo, puede usar la numeración a partir de eso. De lo contrario, está bien usar M1, M2, etc. para dejar en claro a qué se refiere. Una estructura de nomenclatura clara se vuelve más importante a medida que aumenta el número de hitos, así que piense en cómo va a hacer esto si su proyecto se ejecuta durante varios meses.
Cómo conseguir que se firmen los hitos
Los hitos forman parte del cronograma de su proyecto, por lo tanto, cuando su cronograma se base, debe considerar sus hitos firmados.
Si necesita cambiar las fechas de sus hitos, entonces debe usar su procedimiento de control de cambios estándar para hacer ajustes a su plan. Esto podría ser tan fácil como conversar con el patrocinador de su proyecto y hacerles saber por qué las fechas deben cambiar, o tan formal como armar un nuevo cronograma recomendado y llevarlo a un comité de planificación para que lo ratifique.
Es mejor determinar cuál será su proceso de cierre de hitos, si lo hubiera, antes de necesitar usarlo, para que no pierda el tiempo cuando tenga que hacer un cambio.
Uso de hitos para la comunicación
Los hitos son útiles para la comunicación y la presentación de informes porque representan los puntos mínimos de control en el plan. En otras palabras, si eliminó todas las demás tareas, aún podría ver lo que estaba sucediendo y mantener el proyecto avanzando utilizando solo los hitos.
Debería poder extraer los hitos y ponerlos en un tablero o informe de proyecto. Deben contar la historia del proyecto con suficiente detalle para satisfacer a las personas a las que está informando, normalmente su patrocinador del proyecto u otro grupo ejecutivo como el grupo directivo (o la junta del proyecto). Cada mes, o con la frecuencia de informes que utiliza, puede mostrar qué hitos se han alcanzado.
Informar sobre hitos es bastante sencillo y a menudo se realiza como una tabla. Usted enumera la descripción del hito, la fecha de vencimiento y luego la nueva fecha prevista. Cuando se alcanza el hito y se puede marcar como completo, también agrega esa fecha. Con suerte, será lo mismo que la fecha prevista, pero los proyectos no siempre funcionan así.
Una tabla como esta hace obvio lo que se ha completado y lo que está pendiente. Podrá planificar la respuesta a la pregunta: "¿Por qué no alcanzamos ese hito?" antes de ir y reunirse con su patrocinador o enviar el informe.
Cuando el plan de su proyecto es muy largo y tiene muchos hitos, le resultará más fácil dejar los hitos completados en cada ciclo de informes. Solo informe los hitos que se aproximan o completan ese mes: el próximo mes elimine todo lo que se completó el mes pasado, para que no aumente constantemente la duración del informe al decirle a las personas sobre el trabajo que ya saben que está terminado.
Los hitos son una herramienta de gestión de proyectos realmente útil para la planificación, programación e informes y son fáciles de usar. Incluya algunos en su próximo plan de proyecto, compárelos con ellos y descubrirá qué frecuencia funciona mejor para usted.
Como con todo en la gestión de proyectos, úselos de manera flexible para entregar el resultado que desea, utilizando estos consejos y pautas para informar sus propias decisiones.
