Asistente de Office Lista de habilidades y responsabilidades

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Contenido

Asistente de oficina Responsabilidades laborales
Cómo usar listas de habilidades
Principales habilidades de asistente de oficina

Se pueden encontrar puestos de asistente de oficina (similar a los asistentes personales) en todas las industrias y compartir un conjunto bastante amplio de habilidades. Los asistentes de oficina a veces se conocen como secretarios o asistentes administrativos, pero lo que hacen es ayudar en el funcionamiento de una oficina. Si la oficina pertenece a una firma de abogados, una práctica médica, una institución educativa o una corporación, las necesidades son similares; alguien tiene que archivar registros, mantener horarios y ocuparse de la comunicación de rutina en nombre de las personas que usan la oficina. Que alguien podrías ser tú.

Asistente de oficina Responsabilidades laborales

Si bien los puestos de asistente de oficina generalmente son similares entre sí, el trabajo sigue siendo variable: solo varía de un día a otro, en lugar de de una oficina a otra. Hoy podría actuar como recepcionista, mañana podría requerir la reparación de la impresora, y pasado ese día, tendrá que llevar todo el archivador al siglo XXI. Necesitarás un conjunto de habilidades muy amplio para tener éxito.

Los asistentes de oficina se encuentran entre los grandes héroes anónimos del mundo de los negocios, porque cuando haces bien tu trabajo, nadie se da cuenta: la oficina parece funcionar sola. Pero algunas personas disfrutan del trabajo acelerado pero flexible, la sensación de estar en el corazón de todo. Y una buena secretaria todavía puede encontrar trabajo en casi cualquier lugar, en cualquier tipo de organización.

Cómo usar listas de habilidades

Puede utilizar estas listas de habilidades a lo largo de su proceso de búsqueda de empleo. Primero, los nombres de estas habilidades funcionan como palabras clave, por lo tanto, use tantos como pueda al escribir su currículum. No confíes en la contratación de supervisores para descubrir que tienes lo que quieren, díselo directamente.

En segundo lugar, puede usar estas mismas palabras clave en su carta de presentación. Concéntrese específicamente en los que más le importan a su posible empleador. Tendrá que hacer su investigación, porque si bien los trabajos de asistente de oficina a menudo son similares, la contratación de supervisores varía en sus prioridades. La descripción del trabajo probablemente incluirá una lista de habilidades requeridas. Presta atención a eso.

Finalmente, puede usar esta discusión para planificar su entrevista. Asegúrese de tener listo al menos un ejemplo para un tiempo en el que demostró habilidades de cada categoría enumerada aquí.

También puede ayudar revisar nuestras listas de habilidades enumeradas por trabajo y tipos de habilidades.

Principales habilidades de asistente de oficina

Habilidades de comunicación verbal: La comunicación es una habilidad crítica para un asistente de oficina. Deberá interactuar con su supervisor, el personal de la oficina, los profesionales a los que asiste y, posiblemente, los clientes o personas en otras oficinas de la misma organización. Todos ustedes trabajan en equipo y son su principal centro de comunicación. Deberá ser alegre, servicial, bien informado, articulado y un buen oyente todos los días.

Contestar telefonos
Relaciones con el cliente
Comunicación
Desvío de llamadas telefónicas
Tomando mensaje
Enrutamiento de llamadas telefónicas
Tablero de conmutadores
Teléfono
Comunicación verbal

Habilidades de comunicación escrita: La mayoría de los asistentes de oficina escriben mucho. Pueden escribir notas, completar formularios o redactar cartas o correos electrónicos. Algunos crean contenido para el sitio web de la empresa o editan texto para otros. La comunicación escrita clara y profesional es imprescindible.

Correspondencia
Email
Correo
Mailings
Mecanografía
Procesamiento de textos
Comunicación escrita

Amabilidad: Un asistente de oficina puede ser la primera persona que un cliente ve al ingresar a la oficina. Si el ocupante principal de la oficina está fuera en este momento, el asistente de la oficina podría ser la única persona con la que interactúa el visitante. Debe estar listo para saludar a cada visitante con una sonrisa y una palabra amable y ayudarlos con lo que necesiten en la medida de lo posible. Por lo tanto, las buenas habilidades interpersonales son una necesidad.

Servicio al Cliente
Dirigiendo visitantes
Flexible
Amistoso
Saludar a los invitados
Interpersonal
Actitud positiva
Fiabilidad
Bienvenidos visitantes

Habilidades tecnológicas: En los viejos tiempos, las secretarias escribían mucho. Los tiempos han cambiado y también la tecnología, pero los asistentes de oficina aún pueden esperar pasar mucho tiempo frente a un teclado. En lugar de una máquina de escribir, deberá conocer una variedad de aplicaciones de software. Saber cómo hacer un poco de soporte técnico ligero y cómo reparar una impresora recalcitrante tampoco hace daño.

Computadora
Sobresalir
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Tecnología

Organización: Los asistentes de oficina deben estar extremadamente organizados para hacer malabarismos de manera efectiva con sus muchas tareas. También deberá ayudar a mantener organizadas a otras personas, desde mantener calendarios hasta mantener la oficina ordenada.

Soporte administrativo
Equipo
Facturación
Calendarios
Clerical
Entrada de datos
Entrega de correo
Archivo electrónico
Reporte de gastos
Presentación
Operaciones de recepción
Manejo de dinero
Responsabilidades en la oficína
Equipo de oficina
Inventario de suministros de oficina
Material de oficina
Apoyo administrativo
Organización
Papeleo
Envío

Habilidades para resolver problemas: La resolución de problemas o las habilidades de pensamiento crítico son importantes para cualquier asistente de oficina, ya que a menudo serás la persona a la que otros acudirán con preguntas o problemas.