Cómo escribir cartas de reprensión de desempeño de los empleados
Contenido
- Componentes de las cartas de reprimenda
- La importancia de las firmas
- Dar una oportunidad para la respuesta del empleado
- Ejemplo de carta de amonestación
- Ejemplo de carta de amonestación # 1 (versión de texto)
- Ejemplo de carta de amonestación # 2 (versión de texto)
- Acuse de recibo del empleado
Las cartas de reprimenda son cartas escritas por el supervisor para proporcionar una declaración oficial de un problema de desempeño que un empleado debe mejorar. Las cartas de amonestación son a menudo un paso en el proceso formal de acción disciplinaria que puede resultar en una acción disciplinaria adicional para el empleado, que puede incluir el despido si el empleado no mejora.
Las cartas de reprimenda son un componente importante en la documentación de un problema de desempeño del empleado para el empleado y el empleador. Las cartas de amonestación escritas establecen clara y específicamente el desempeño que debe mejorar y las consecuencias si el desempeño no mejora.
Estas cartas comerciales formales generalmente siguen después de cualquier intento de instrucción verbal por parte de un supervisor. Sin embargo, con frecuencia se presentan antes de una corrección verbal al empleado, llamada advertencia verbal o advertencia verbal formal. Todos los pasos deben centrarse en el problema de rendimiento o los problemas de rendimiento relacionados.
Componentes de las cartas de reprimenda
Las cartas de amonestación efectivas tienen varios componentes en común. Deben tener una declaración clara del problema o del problema de rendimiento que el empleado debe mejorar. Podría enumerar varios ejemplos de formas en que el empleado puede cambiar su desempeño para cumplir con las expectativas de desempeño. Dar ejemplos proporciona al empleado una imagen compartida, un significado compartido, en torno a las expectativas del supervisor y la compañía.
Si es relevante, incluya una línea de tiempo dentro de la cual el desempeño del empleado debe mejorar. Esta referencia puede ser en forma de fecha de vencimiento o fecha de finalización, momento en el cual el supervisor reevaluará el desempeño del empleado.
Explique cómo el incumplimiento afecta no solo al empleado sino también al lugar de trabajo y al éxito de la organización. Haga una declaración clara sobre las consecuencias que un empleado puede esperar si su desempeño no mejora, como se describe en la carta de amonestación.
La importancia de las firmas
La firma del supervisor o el gerente del empleado es importante cuando se trata de amonestaciones. La carta generalmente contiene una declaración de que la firma del empleado representa que ha recibido la carta. No necesariamente indica que están de acuerdo con su contenido. Debe ser específico en la redacción para que el empleado comprenda que está acusando recibo y no una infracción.
Dar una oportunidad para la respuesta del empleado
Debe darle al empleado la oportunidad de responder a los problemas planteados en la carta de reprimenda. La objeción debe ser por escrito, fechada y firmada por el empleado. El empleado puede estar de acuerdo, en desacuerdo, expresar contrición, etc. Las réplicas escritas por el empleado se adjuntan a las cartas de amonestación originales.
Ejemplo de carta de amonestación
Este es un ejemplo de una carta de amonestación. Descargue la plantilla de carta de reprimenda (compatible con Google Docs y Word Online) o consulte a continuación para obtener más ejemplos.
Ejemplo de carta de amonestación # 1 (versión de texto)
Para: Jeffery Jones
De: George Peterson
Fecha: 1 de septiembre de 2018
Re: Carta de amonestación
Esta es una carta formal de amonestación para notificarle que su desempeño no cumple con los niveles de contribución esperados. En su trabajo como experto técnico en atención al cliente, las expectativas laborales fueron desarrolladas por todo el grupo de expertos en soporte técnico y su gerente. Esto significa que son el estándar aceptado para el desempeño de cada experto en soporte técnico.
No está funcionando de las siguientes maneras.
- El número de clientes que atiende en una semana es un 30% inferior al estándar que cumplen el resto de los expertos en soporte técnico.
- El grado de dificultad de los problemas a los que elige responder es un 40% inferior al estándar que el resto del personal está logrando.
- El tiempo que los clientes pasan por teléfono con usted supera en un 25% al resto del personal.
Como puede ver, en las tres mediciones de rendimiento más importantes para su trabajo, no está teniendo éxito. Su supervisor ha hablado con usted en numerosas ocasiones y recibió capacitación adicional. En consecuencia, creemos que no está dispuesto a realizar. Esto está afectando negativamente la carga de trabajo del resto del personal técnico.
Necesitamos ver una mejora inmediata en las tres áreas de desempeño o acciones disciplinarias adicionales que pueden incluir la terminación del empleo. Tenemos fe en que puedes mejorar. Necesitamos ver una mejora inmediata.
George Peterson, Supervisor
Marian Demark, Gerente de Recursos Humanos
Ejemplo de carta de amonestación # 2 (versión de texto)
Para: Linda Rodriguez
De: Mary Wilmont
Fecha: 1 de septiembre de 2018
Re: Carta de amonestación
El propósito de esta carta de amonestación es avisarle formalmente que su asistencia está afectando negativamente su capacidad para completar su trabajo. Si bien los empleados asalariados y exentos no están obligados a trabajar horas específicas, una semana laboral de cuarenta horas es estándar y se espera.
No se presentó al trabajo al menos un día a la semana desde que comenzó su nuevo trabajo y solo trabaja treinta y dos horas a la semana. Su gerente le ha informado sobre la disponibilidad del tiempo libre FMLA para problemas médicos personales o familiares. También le ha preguntado si necesita una acomodación para que pueda realizar su trabajo de manera efectiva.
Él ha sugerido que visite el departamento de Recursos Humanos para discutir estos temas y su asistencia. Usted ha rechazado las tres oportunidades que le ofrecimos para ayudarlo a mejorar este pobre desempeño.
La realidad es que no puede realizar su trabajo en menos de cuarenta horas. No cumple con los plazos para sus asignaciones de trabajo y su retraso está afectando negativamente el trabajo de los compañeros de trabajo del departamento de marketing. Están perdiendo sus plazos como resultado de su incumplimiento.
Además, su trabajo inacabado cuando se lo asigna a sus compañeros de trabajo está poniendo sus cargas de trabajo en sobrecarga, ya que ya tienen trabajos que requieren cuarenta horas de trabajo por semana. Esto es injusto y no toleraremos estos impactos negativos en el lugar de trabajo a partir de ahora.
Necesitamos ver una mejora inmediata en su asistencia o terminaremos su empleo. Esto significa que debe asistir al trabajo cinco días a la semana. Si no asiste al trabajo cinco días a la semana, no puede cumplir los objetivos para los que ha trabajado.
Nuestras políticas estándar de tiempo libre pagado le brindan seis días de enfermedad pagados y dos días de licencia personal que debe usar durante un año. Debe solicitar los días de vacaciones por adelantado.
Ya ha utilizado cuatro de sus días de enfermedad y todos sus días personales con sus ausencias actuales. No planeamos darle más tiempo. Esto le deja con solo dos días de enfermedad y su tiempo de vacaciones pagado que debe solicitar con anticipación.
Si tiene una ausencia superior a su tiempo libre remunerado disponible, cancelaremos su empleo. Esperamos que comprenda lo cerca que está de perder su trabajo. No recibirá más advertencias.
Saludos,
Mary Wilmont, Gerente
Thomas Credence, Director de Recursos Humanos
Acuse de recibo del empleado
Es importante crear un rastro en papel de las acciones de reprimenda de los empleados. Este proceso permite la creación de pruebas de que el empleado recibió una notificación adecuada de los problemas y se tomaron medidas, como asesoramiento, para remediar la situación.
Un simple acuse de recibo para orientación aclara que el empleado recibió una reprimenda.
