Uso de organigramas como herramienta de gestión

Contenido

• Organigramas "estándar"
• Organigramas confusos
• Organigramas como herramienta de gestión
• La forma en que debe hacerse
• La forma en que debe ser un organigrama

Los organigramas, o organigramas para abreviar, se utilizan para mostrar a las personas la estructura prevista de una organización. Se supone que esta organización "formal" refleja la estructura de poder de la empresa. A veces, los organigramas solo sirven para confundir a las personas sobre cuál es realmente la estructura. Esto generalmente no es intencional, sino que REFLEJA la confusión de las personas involucradas.

Sin embargo, también es posible utilizar un organigrama como herramienta de gestión para lograr el logro de los objetivos de su organización. Examinaremos ejemplos típicos de organigramas "estándar". Vamos a ver los organigramas confusos. Finalmente, discutiremos el uso del organigrama como herramienta de administración.

Organigramas "estándar"

Los organigramas estándar generalmente se utilizan para mostrar a las personas la estructura prevista de la organización. Se supone que esta organización "formal" refleja la estructura de poder de la empresa. A menudo, solo refleja la estructura de responsabilidad. El poder real en la organización a menudo sigue líneas de comunicación en lugar de líneas en el organigrama.

Los gráficos suelen tener forma piramidal. Muestran a la persona a cargo en la parte superior. Debajo hay subordinados agrupados, generalmente en cajas progresivamente más pequeñas. Por lo general, las personas que se muestran en el mismo nivel horizontal en el organigrama se perciben como "pares" dentro de la organización.

Este organigrama del Departamento de Computación del Colegio Imperial (DOC) es típico del organigrama piramidal. El Jefe de Departamento tiene cinco directores que le informan directamente, además de un Jefe Adjunto y un comité de búsqueda. Cada uno de los Directores tiene sus informes directos que se muestran en los óvalos verdes debajo de sus comités.

Organigramas confusos

A veces, los organigramas pueden confundir a las personas sobre cuál es realmente la estructura. Esto generalmente no es intencional, sino que refleja la confusión de las personas involucradas. Si no está seguro de las relaciones funcionales del grupo, o si cambian con frecuencia, es prácticamente imposible diagramarlas con precisión.

Quizás el lugar más común para encontrar organigramas confusos es en el gobierno federal de los Estados Unidos. El organigrama de la División de Ciencias de la Computación y Matemáticas del Laboratorio Nacional de Oak Ridge no transmite rápidamente una comprensión de la estructura de la Organización. Parece sugerir que once funciones reportan directamente al Director.

Si bien el intervalo de control (la cantidad de informes directos que un gerente puede supervisar efectivamente) varía considerablemente, nos resulta difícil creer que esta sea una organización que funcione de manera óptima. Es probable que algunos de los líderes de las funciones sean "más iguales". Si tuviéramos que trazar el flujo de comunicaciones dentro de esta organización, y la cantidad de tiempo que cada subordinado pasó con el director, algunos de los informes directos probablemente tendrían que reclasificarse como subordinados de otras funciones.

Organigramas como herramienta de gestión

Los organigramas suelen ser un dispositivo reactivo, más que proactivo. Creamos una organización o permitimos que evolucione, y ha crecido. Ya no está claro para las personas dentro de la organización, o para las personas con las que interactúan, quién es responsable de qué. Así que dibujamos un montón de cuadros y líneas para mostrar a todos los que hacen qué. Luego agregamos líneas discontinuas y dispositivos artificiales similares para mostrar que lo que dibujamos primero no siempre es el caso.

Sin embargo, una mejor opción es crear un organigrama que refleje a dónde quiere que vaya la organización, en lugar de simplemente reflejar cómo está ahora. Si desea una organización plana y horizontal, dibuje el organigrama de esa manera. Muestre que seis u ocho (o incluso once como vimos anteriormente) los gerentes informan al vicepresidente. Muestre que los diez programadores reportan directamente al Gerente de Proyecto.

Si su organización depende de círculos de calidad o equipos de producción para cumplir su misión, debe mostrarlo en su organigrama. No se sienta obligado a atenerse a agrupaciones horizontales y líneas verticales. Si sus empleados comprenden más claramente sus roles al hacerlo, puede usar círculos, triángulos invertidos o cualquier otra cosa que necesite.

Hay muchos productos de software en el mercado para ayudarlo a mostrar cómo desea que funcione su organización. OrgPlus es un ejemplo de los tipos de herramientas que se pueden utilizar para aclarar muchos aspectos del negocio, incluidos los organigramas.

La forma en que debe hacerse

El siguiente ejemplo es una representación de un organigrama, que me impresionó mucho. Fue lanzado para marcar el comienzo de una nueva era para una empresa que requería una acción creativa y nueva por parte de todos sus empleados.

Muestra claramente la estructura plana y horizontal destinada a fomentar la comunicación y la innovación. Muestra claramente el equipo formado por los dos oficiales superiores, indicativo de lo que se espera que hagan los empleados. Sin embargo, conserva las líneas inequívocas de responsabilidad final. El presidente claramente lidera la compañía, pero todos los demás saben que tienen que hacer su parte para tener éxito.

La forma en que debe ser un organigrama

Todavía es demasiado pronto para saber si este organigrama tendrá el efecto deseado. Ha estado en funcionamiento solo un par de semanas. Sin embargo, los funcionarios de la compañía lo han usado claramente como una herramienta de gestión eficaz para ayudar a impulsar su organización hacia sus nuevas metas.