Las prácticas de gestión de reuniones ayudan a mejorar la productividad

Contenido

• Clave de gestión de reuniones - Stand PAT
• Comience sus reuniones a tiempo
• Mantenga la reunión sobre el tema
• Mantener y distribuir notas / minutos de la reunión
• La línea de fondo

Pasamos gran parte de nuestra vida laboral en reuniones. En muchos casos, las malas prácticas de gestión de reuniones resultan en el uso improductivo del tiempo de los participantes. En un artículo relacionado, ofrecemos orientación para convertir cinco escenarios de reuniones comunes en eventos productivos. Aquí hay ideas adicionales para apoyar el fortalecimiento de la utilidad, la productividad y el impacto de las reuniones.

Clave de gestión de reuniones - Stand PAT

Algunos gerentes emplean un P.A.T. enfoque a las reuniones, que requieren un PAGSurpose, un UNAGenda, y un Timeframe Armar a los participantes con estos puntos críticos de contexto antes de la sesión asegura que las personas se presenten preparadas para participar y apoyar la intención general de la reunión. Un claro P.A.T. esquema ayuda a garantizar una sesión productiva.

Debería poder definir el propósito de la reunión en 1 o 2 oraciones como máximo. "Esta reunión es para planear la nueva campaña de marketing" o "esta reunión es para revisar la nueva política de envío para manejar las devoluciones". El propósito ayuda a asegurar que todos sepan por qué están allí, qué se debe hacer y cómo guiar el progreso y conducir a una conclusión.

Establecer una agenda. Haga una lista de los artículos que va a revisar / discutir / inspeccionar. Nos gusta asignar un límite de tiempo a cada ítem de la agenda (ver más abajo) e identificar a la persona responsable de moderar la discusión. Establecer un marco de tiempo; al menos establezca una hora de inicio y finalización. También recomendamos establecer una duración para cada elemento de la agenda. Deben sumar el tiempo total de la reunión.

Comience sus reuniones a tiempo

Si trabaja en una de esas culturas en las que las personas van a las reuniones hasta cinco o diez minutos después de la hora de inicio programada, es hora de comenzar una nueva tendencia. Una empresa alienta a sus gerentes a cerrar la puerta a la hora de inicio programada, y aquellos que llegan tarde no son bienvenidos. Si bien esto puede ser más draconiano de lo que te gustaría actuar, no debes tener reparos en poner en orden la reunión, revisar el propósito y confirmar las expectativas y el momento.

No espere a que aparezcan los rezagados. Cuando alguien llegue tarde, no regrese y revise lo que ya se ha cubierto. Continúe con los temas de su reunión. Esto será incómodo para el rezagado y mejorará las probabilidades de que llegue a tiempo a la próxima reunión.

Si el organizador / patrocinador de la reunión no se presenta a tiempo, considere la reunión cancelada y vuelva a trabajar. Un período de espera de cinco a siete minutos es razonable. Lo más probable es que el organizador de la reunión se encontró con una dificultad inesperada y preferiría que no pierdas el tiempo esperándolo.

Mantenga la reunión sobre el tema

Una buena práctica es asignar a alguien el papel de mantener a todos en el camino durante la reunión. Con demasiada frecuencia, las discusiones derivan y luego se degradan en un remolino de opiniones, ideas, hechos y emociones. En su lugar, asigne el rol e informe a todos los asistentes que esta persona intervendrá si la discusión se desvía de la agenda y del tema específico de discusión. En algunas empresas, este rol se conoce como "Traffic Cope", en otras, "Topic Keeper". Independientemente de la etiqueta, el papel es extremadamente útil para fortalecer la efectividad y la productividad de sus reuniones.

Si surgen temas adicionales que están fuera de la agenda pero que es importante discutir, estos deben ser capturados claramente y colocados en el "estacionamiento" para su consideración y discusión futura o para una reunión discreta. El propietario de la reunión se reserva el derecho de permitir una discusión divergente menor si apoya el propósito general de la reunión.

Mantener y distribuir notas / minutos de la reunión

Alguien, que no sea el organizador de la reunión, debe guardar las actas de la reunión. Una buena grabación de los minutos incluirá:

• Hora de reunión, fecha, lugar
• Descripción del propósito
• Copia de la agenda
• Lista de asistentes y una lista de los que no asistieron.
• Una lista resumida detallada de conclusiones, elementos de acción, responsabilidades y fechas de finalización. Muchos tomadores de notas utilizan la agenda como guía para enumerar las conclusiones y acciones.
• Reunión de seguimiento planificada si realmente se necesita.

Idealmente, distribuya las notas de la reunión lo antes posible después de la conclusión de la reunión y absolutamente dentro de un día hábil. Las minutas y las notas sirven como un recordatorio importante para los participantes, así como una fuente de información para otras partes interesadas o para aquellos que se perdieron la reunión. Los minutos son una gran herramienta para aprovechar para recordar a las personas y a los equipos sus acciones de seguimiento comprometidas.

La línea de fondo

Es posible que una reunión resulte en un resultado positivo, ayudando a impulsar proyectos y personas hacia adelante, simplemente no cuente con ello. Un poco de diligencia y fortalecimiento deliberado de sus técnicas de gestión de reuniones mejorará sus posibilidades de obtener un gran resultado.