Gana apoyo de liderazgo ejecutivo en gestión de proyectos
Contenido
- Responsabilidades del patrocinador ejecutivo
- Presencia del patrocinador ejecutivo
- Tratamiento organizacional del papel
- Pasos para obtener apoyo ejecutivo
- El lanzamiento final
Los gerentes de proyecto tienen un trabajo difícil. Por la naturaleza de su rol, asumen la responsabilidad de formar un equipo efectivo para perseguir y tener éxito con nuevas iniciativas. Debido a que los proyectos pueden abarcar todo el trabajo realizado en una empresa, cada proyecto es una nueva aventura.
Uno de los factores más importantes que promueven el éxito del proyecto es la presencia de un patrocinador ejecutivo efectivo y comprometido. Si bien los gerentes de proyecto pueden saber que los patrocinadores ejecutivos hacen mucho para ayudar a que un proyecto tenga éxito, muchos ejecutivos no entienden cómo pueden ayudar o qué hacer.
Responsabilidades del patrocinador ejecutivo
El patrocinador ejecutivo es esencial para el éxito de un proyecto. Hay muchas razones por las que los proyectos fallan, pero la falta de apoyo en una organización no debería ser una de ellas. Los patrocinadores ejecutivos deberían:
- Asumir responsabilidad a nivel ejecutivo por el resultado de un proyecto
- Alquile el proyecto y confiera autoridad al gerente del proyecto y a los miembros del equipo central
- Apoye la búsqueda de recursos y visibilidad del equipo del proyecto
- Garantizar la presencia y apoyar los valores efectivos del equipo, incluida la responsabilidad y la transparencia.
- Apoyar al equipo frente a dificultades extraordinarias.
- Defender al equipo del proyecto contra la interferencia organizacional.
- Mantente involucrado e interesado
- Ser considerado tan responsable como el gerente del proyecto y los miembros del equipo si la iniciativa es un fracaso
Presencia del patrocinador ejecutivo
En ausencia de un patrocinador ejecutivo de apoyo, todas las responsabilidades anteriores recaen en el gerente del proyecto que ya está sobrecargado, que generalmente carece de influencia con otros gerentes o ejecutivos que pueden ser resistentes al proyecto.
La falta de un patrocinador efectivo aumenta el riesgo de problemas en el proyecto, incluidos, entre otros, el fracaso, el rendimiento subóptimo, el aumento de los objetivos de costo y calidad, y el posible aumento de la agitación del equipo.
En pocas palabras, la presencia de un patrocinador ejecutivo efectivo es una diferencia positiva para el proyecto que han patrocinado. Dada la importancia obvia del rol, podría ser razonable suponer que la mayoría de las organizaciones toman en serio su trabajo con patrocinadores ejecutivos.
Tratamiento organizacional del papel
Si bien sería razonable esperar que la mayoría de las empresas muestren prácticas maduras en torno al rol del patrocinador ejecutivo en una era en la que las prácticas de gestión de proyectos están bien establecidas, la situación es exactamente lo contrario.
- Muchas empresas no tienen prácticas formales en torno al patrocinio ejecutivo.
- Pocas empresas tienen capacitación formal o descripción estandarizada para el rol y las responsabilidades del patrocinador.
- Rare es la firma que brinda capacitación para sus patrocinadores ejecutivos.
- Hay poco acuerdo consistente sobre la responsabilidad del patrocinador para el éxito del proyecto
- La mayoría de los gerentes de proyecto expresan su frustración por la falta de apoyo de sus patrocinadores.
Según el Project Management Institute en 2018, el 38% de las organizaciones encuestadas no tenían patrocinadores ejecutivos activos para los proyectos.
Si bien el estado actual de la práctica del patrocinio ejecutivo puede dejar margen de mejora, los gerentes de proyecto no tienen más remedio que seguir adelante con sus iniciativas. Sin embargo, hay algunos pasos que los gerentes de proyecto pueden tomar para reclutar el apoyo ejecutivo que tanto necesitan.
Pasos para obtener apoyo ejecutivo
- Recluta un patrocinador. Si su proyecto tiene implicaciones estratégicas para su empresa, ya sea directamente para los clientes o indirectamente al permitir actividades internas más eficientes y efectivas en apoyo de los clientes, debe reclutar un patrocinador. Trabaje directamente con su informe ante el gerente o el jefe de su Oficina de gestión de proyectos para reforzar la importancia del proyecto y solicitar ayuda. Haga hincapié en el papel y las responsabilidades del patrocinador y señale la investigación de la industria que correlaciona el éxito del proyecto y el patrocinio efectivo.
- Entrena a tu patrocinador. Enfatice el papel del patrocinador como estratégico, no táctico o como figura decorativa. La mayoría de los ejecutivos asumen el rol de un patrocinador sin capacitación formal ni contexto para sus responsabilidades. Si bien tiene el papel un tanto incómodo de capacitar a un ejecutivo, la mayoría de estas personas apreciarán su contexto y orientación. Los temas de responsabilidad, refuerzo de valores y protección del equipo deben ser su enfoque principal al incorporar a su patrocinador ejecutivo.
- Participa activamente e involucra a tu patrocinador. Las mejores relaciones entre el gerente de proyectos y el patrocinador ejecutivo son altamente interactivas. Es importante que las dos partes establezcan un protocolo de comunicación claro para las actualizaciones de las actividades del proyecto, así como para señalar y responder a emergencias. El gerente del proyecto debe alentar al patrocinador ejecutivo a que asista a reuniones de estado o de equipo de vez en cuando para mostrar un interés genuino y para servir como animador activo de la organización para el éxito del equipo.
- Solicite apoyo de coaching de su patrocinador. Siempre es útil tener a alguien con más experiencia que usted observando y ofreciendo retroalimentación constructiva y positiva y asesoramiento sobre su desempeño.
- Aproveche al patrocinador cuidadosamente para los grandes problemas. Tenga cuidado de no recurrir demasiado a su patrocinador por cuestiones tácticas. El mejor uso de su patrocinador es ayudar a asegurar los recursos, servir como portavoz del equipo del proyecto para el grupo de administración más amplio y ayudarlo a reforzar los valores esenciales del equipo.
El lanzamiento final
El papel del patrocinador ejecutivo es una de las piezas importantes del rompecabezas para el éxito de las iniciativas de proyectos. Los gerentes de proyectos exitosos entienden cuán importante es este rol y trabajan para obtener apoyo ejecutivo al nivel e intensidad correctos.
Si el patrocinador está ausente o es impreciso, asuma la responsabilidad de reclutar y / o capacitar a sus patrocinadores ejecutivos para que lo apoyen a usted, su equipo y su empresa para el éxito.
