3 escenarios cuando comunicarse en línea no es correcto
Contenido
- Evite presionar Enviar para resolver conflictos
- Evita presionar Enviar cuando estés molesto
- Evite presionar Enviar para enviar malas noticias
Hay muchas formas de comunicarnos en línea. Hay correo electrónico, mensajes de texto o mensajes a través de una de las muchas aplicaciones que lo admiten. Pero usar el correo electrónico o la mensajería no siempre es la forma más efectiva de comunicarse.
En ciertas circunstancias, debe evitarlos. Claro, es fácil esconderse detrás de su computadora y decir lo que quiere decir con el teclado. Pero a veces necesitas salir al mundo y usar tu voz.
Aquí hay tres situaciones en las que sería mejor no presionar enviar.
Evite presionar Enviar para resolver conflictos
Todos hemos sido parte de una cadena de correo electrónico o mensaje entre dos partes que intentan resolver un problema. A veces, puede ser uno de los dos participantes principales o tal vez simplemente sea una de las muchas personas que alguien se sintió obligado a incluirlo.
Con cada respuesta de correo electrónico o mensaje, el problema aumenta. Al final, lo que quizás fue un problema relativamente pequeño se ha convertido en uno mucho más grande. Esto generalmente resulta en una reunión cara a cara entre las dos partes, así como un supervisor o gerente para resolver el conflicto.
En lugar de utilizar el correo electrónico o la mensajería para resolver conflictos, llame a la persona o programe una reunión cara a cara. Si es el destinatario de un correo electrónico o mensaje de otra persona que intenta resolver un problema, resista la tentación de responder por correo electrónico. Levante el teléfono o entre a la oficina de la otra persona y diga: "Recibí su correo electrónico y pensé que sería mejor si discutiéramos esta situación uno a uno en lugar de hacerlo por correo electrónico. ¿Tiene unos minutos para hablar? "
Si el correo electrónico es su única opción, no copie a otras personas en él. Hacerlo intensifica el problema. Si está en el extremo receptor de dicho correo electrónico, no presione "responder a todos". Simplemente responda solo a la persona que envió el correo electrónico. Si "responde todo", su respuesta debería decir: "Le agradezco que me haya informado sobre esta situación. Lo llamaré en un minuto para discutir". Esto alertará a todos los que han sido copiados de que usted se está ocupando de la situación uno a uno.
Evita presionar Enviar cuando estés molesto
Después de una situación o interacción perturbadora, lo que necesitamos es un período de enfriamiento. El correo electrónico y la mensajería no se prestan a esto; Es instantáneo por diseño. En cambio, una vez que se haya calmado, llame o visite a la persona para discutir la situación. Si está en el extremo receptor de un correo electrónico mordaz, evite el impulso de responder. Date tiempo para calmarte y luego llama a la persona y pídele hablar cara a cara.
En el futuro, decida de antemano que nunca usará correo electrónico o mensajes cuando esté molesto. Haga de este un pacto no negociable con usted mismo.
Si siente la necesidad de escribir algo cuando está molesto, escriba un mensaje a mano. No lo ingrese en el correo electrónico, incluso si no tiene la intención de enviar el mensaje. No serías la primera persona que accidentalmente presiona el botón "enviar" en lugar del botón "guardar".
Evite presionar Enviar para enviar malas noticias
A nadie le gusta recibir malas noticias y recibirlas por correo electrónico o un mensaje puede agregar sal a la herida. ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico a un cliente para decirle que su pedido se retrasó?
Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es sí, deje de usar el correo electrónico o los mensajes para comunicar malas noticias.El uso de correo electrónico o mensajes para comunicar malas noticias puede enviar el mensaje de que no le importa o que el problema no es lo suficientemente importante como para garantizar su atención personal. Cuando utiliza el correo electrónico o la mensajería para comunicar malas noticias, no tiene forma de juzgar la reacción de la persona. Lo más probable es que las personas se sientan decepcionadas o molestas. Si no está entregando las noticias en persona, sus sentimientos de decepción pueden aumentar y crear una situación aún peor.
Por último, cuando usas correo electrónico o mensajes en este escenario, pareces cobarde. Los clientes, compañeros de trabajo, jefes y amigos aprecian a las personas que tienen el coraje de comunicar malas noticias en persona.
Si no está seguro de si su mensaje califica como una mala noticia para preguntarse, "¿Me gustaría recibir un correo electrónico o un mensaje con este tipo de noticias o preferiría que se comunicara en persona?". Entonces actúa en consecuencia.
Si bien no hay duda de que el correo electrónico o la mensajería es un medio de comunicación rápido y eficiente, no siempre es apropiado. Siga las pautas anteriores y evite el uso de correos electrónicos o mensajes cuando sea inapropiado hacerlo.
