Cómo escribir y enviar mensajes de correo electrónico profesionales

Contenido

• Qué incluir en su mensaje de correo electrónico
• Qué no incluir en su mensaje de correo electrónico
• Consejos para garantizar mensajes de correo electrónico profesionales perfectos
• Revise ejemplos de mensajes de correo electrónico profesionales
• Ejemplo de mensaje de correo electrónico n.º 1: carta de renuncia
• Ejemplo de mensaje de correo electrónico n.º 2: Solicitud de recomendación
• Para llevar clave
• Para llevar clave

Qué incluir en su mensaje de correo electrónico

• Línea de asunto: La línea de asunto debe transmitir de manera concisa su propósito de escritura. Su línea de asunto puede ser tan simple como "Gracias" o "Solicitud de recomendación".
• Saludo: Incluso si está escribiendo un correo electrónico muy corto, incluya un saludo. Si conoce el nombre de la persona, inclúyalo. A menos que usted tenga un nombre de pila con la persona, llámela por su título.
• Longitud: Mantenga su correo electrónico lo más conciso posible. Las personas tienden a leer correos electrónicos largos, por lo que solo incluyen información esencial.
• Clausura: Firme con un breve "Gracias", "Mejor" u otra simple despedida, y luego su nombre. La mayoría de las cuentas de correo electrónico le permiten incrustar una firma con su nombre, título e información de contacto en cada correo electrónico. Es una excelente manera de hacer que cada correspondencia sea más profesional.

Qué no incluir en su mensaje de correo electrónico

• Estilo de fuente: Evite las fuentes adornadas, juguetonas o de colores; estos simplemente distraen al destinatario de su mensaje real. Evite también el uso excesivo de negrita y cursiva, lo que hace que un correo electrónico se vea desordenado. Tampoco escriba en mayúsculas; esto aparece como enojado o sobreexcitado en un correo electrónico.
• Emoticones No incluya emoticones en un correo electrónico profesional; guárdelos para correspondencia personal.

Consejos para garantizar mensajes de correo electrónico profesionales perfectos

Una vez que haya escrito su correo electrónico, siga todos estos pasos antes de hacer clic en el botón "enviar":

• Asegúrese de que su mensaje esté completo: Vuelva a verificar para asegurarse de que se complete la línea de asunto de su correo electrónico, haya incluido una firma, esté enviando el mensaje a la persona de contacto correcta y haya completado el Bcc para enviarse una copia, para que tenga un registro del mensaje de correo electrónico.
• Prueba de su mensaje de correo electrónico: Antes de presionar enviar, también asegúrese de revisar la ortografía y la gramática y las mayúsculas. Son tan importantes en la correspondencia por correo electrónico como en una carta en papel.
• Enviar un mensaje de correo electrónico de prueba: Antes de enviar su correo electrónico, primero hágalo usted mismo para verificar que el formato funcione y que nada se vea fuera de lugar. Si todo se ve bien, continúe y envíe el correo electrónico a la empresa o persona con la que se contacta.
• Envíe una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo: Utilizar el Bcc para enviarse una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo, de modo que tenga un registro de cuándo envió el mensaje y a quién se lo envió. También puede encontrar esta información en su carpeta enviada.
• Archive sus copias: Con muchos programas de correo electrónico, puede configurar carpetas para facilitar la búsqueda de correos electrónicos anteriores importantes. Configure carpetas para todos sus correos electrónicos de búsqueda de empleo y otros correos electrónicos profesionales y archive sus copias después de enviar sus mensajes.

Revise ejemplos de mensajes de correo electrónico profesionales

Ejemplo de mensaje de correo electrónico n.º 1: carta de renuncia

Línea de asunto: Renuncia - Bob Smith

Querida señorita Jones:

Le escribo para presentar mi renuncia para mi puesto como coordinador de la unidad en Town Hospital, a partir del 10 de junio.

Estoy más agradecido de lo que puedo decir por todo su apoyo y asistencia en los últimos cinco años. Trabajar aquí ha sido una educación de primera clase en trabajo en equipo, administración de atención médica y hacer el trabajo. Extrañaré trabajar con todos ustedes y espero que se mantengan en contacto.

Avíseme si puedo ayudarlo durante la transición.

Sinceramente,

Bob Smith
[email protected]
555-123-4567

Ejemplo de mensaje de correo electrónico n.º 2: Solicitud de recomendación

Tema: Cynthia Dailey: solicitud de referencia

Querida Barbara Cho:

Recientemente en LinkedIn, vi un anuncio de trabajo para el puesto de asistente de marketing en XYZ Corp. Como sé que has estado allí durante varios años, me preguntaba si estarías dispuesto a darme una referencia para el trabajo.

Me entusiasmó especialmente ver que el trabajo implica trabajar mucho con su equipo en campañas de marketing por correo electrónico y redes sociales. Desde la última vez que trabajamos juntos en ABC LLC, he adquirido una amplia experiencia con HubSpot, Google Analytics y SurveyMonkey. Me encantaría poner estas habilidades a trabajar para XYZ.

He adjuntado una copia de mi currículum y un enlace a mi cartera, para que pueda ver mi experiencia reciente. Avíseme si tiene alguna pregunta o si desea ver más muestras de mi trabajo.

Mejor,

Cynthia Dailey

[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

• Ortografía y gramática: El hecho de que esté escribiendo un correo electrónico no significa que deba descuidar la ortografía y la gramática. Edite su correo electrónico cuidadosamente antes de enviarlo. Un mensaje sin errores le dice al destinatario que su correo electrónico debe tomarse en serio.

Para llevar clave

Mantenlo profesional: La correspondencia comercial debe pulirse, incluso cuando la envíe por correo electrónico.

Sé conciso: Llegue a su punto y sea lo más claro posible sobre lo que necesita o tiene para ofrecer.

Editar, corregir, probar: Asegúrese de que su mensaje esté libre de errores y errores tipográficos. Envíe un mensaje de prueba a usted mismo antes de presionar "enviar".

Mantener un registro: Bcc Usted mismo en correspondencia importante y archivar cada mensaje en la carpeta de correo electrónico correspondiente para referencia futura.

Para llevar clave

Mantenlo profesional: La correspondencia comercial debe pulirse, incluso cuando la envíe por correo electrónico.

Sé conciso: Llegue a su punto y sea lo más claro posible sobre lo que necesita o tiene para ofrecer.

Editar, corregir, probar: Asegúrese de que su mensaje esté libre de errores y errores tipográficos. Envíe un mensaje de prueba a usted mismo antes de presionar "enviar".

Mantener un registro: Bcc Usted mismo en correspondencia importante y archivar cada mensaje en la carpeta de correo electrónico correspondiente para referencia futura.