Utilice la capacitación y el desarrollo para motivar al personal
Contenido
- Componentes esenciales de los programas de capacitación de empleados
- Entrenamiento para nuevos empleados
- En el trabajo de formación
- Educación Continua en Capacitación de Empleados
- Combinando entrenamiento técnico con desarrollo personal
- El entrenamiento efectivo genera éxito
- ¿Realmente necesita una sesión de capacitación para empleados?
- Manteniendo el aprendizaje en marcha
¿Quiere mantener a su personal motivado para aprender nuevos conceptos? La calidad y variedad de la capacitación de los empleados que brinda son clave para la motivación. Las razones para ofrecer capacitación a los empleados son muchas, desde capacitación operativa para nuevos empleados hasta la introducción de un nuevo concepto en un grupo de trabajo y la instalación de un nuevo sistema informático.
Cualquiera sea el motivo por el que se lleva a cabo una sesión de capacitación de empleados, es fundamental desarrollar la capacitación de los empleados en el marco de un programa integral, continuo y consistente. Este programa de capacitación para empleados de calidad es esencial para mantener a su personal motivado sobre el aprendizaje de nuevos conceptos y, en última instancia, para que su departamento sea rentable.
Componentes esenciales de los programas de capacitación de empleados
Un programa completo de capacitación para empleados incluye un programa formal de capacitación para nuevos empleados con una descripción general de las expectativas laborales y las habilidades de desempeño necesarias para realizar las funciones laborales. Un nuevo programa de capacitación para empleados proporciona una comprensión fundamental del puesto y cómo el puesto se ajusta a la estructura organizacional.
Mientras más conocimientos básicos tenga el nuevo asociado sobre las formas en que un grupo de trabajo se interrelaciona con los departamentos auxiliares, más comprenderá el nuevo asociado su impacto en la organización.
Otro aspecto de un programa integral de capacitación de empleados es la educación continua. Los programas de capacitación de empleados más efectivos asignan la responsabilidad de la educación continua a una persona en el departamento. Esta es una función importante para mantener a todos los miembros del personal al día sobre las políticas, los procedimientos y la tecnología.
Entrenamiento para nuevos empleados
Un sólido programa de capacitación para nuevos empleados comienza con la creación de un manual de capacitación para empleados. Este manual actúa como un componente básico de las habilidades prácticas y técnicas necesarias para preparar al nuevo individuo para su puesto.
Para que el departamento comprenda las políticas y procedimientos actuales, un gerente debe asegurarse de que los manuales del departamento o la capacitación en línea de los empleados se mantengan actualizados. Esto incluye cualquier mejora del sistema o cambios en la política o el procedimiento.
Además, concéntrese en el usuario cuando diseñe manuales de capacitación o capacitación en línea. Use un lenguaje que no sea corporativo, incluya imágenes y multimedia y manténgalo interesante para el lector. Cuando sea posible, incorpore imágenes visuales de la pantalla de la computadora con capturas de pantalla para ilustrar funciones, ejemplos y procedimientos.
En el trabajo de formación
Otra forma de capacitación para nuevos empleados incluye la capacitación de un nuevo asociado directamente al lado de un asociado existente. Algunos lo llaman capacitación en el trabajo (OJT) o capacitación en paralelo. Esta estrategia le permite al nuevo asociado ver de primera mano las diferentes facetas de la posición. Además, OJT le permite al nuevo empleado la oportunidad de desarrollar una relación de trabajo con un asociado existente.
Aquí hay recursos adicionales para la capacitación y orientación de nuevos empleados.
Educación Continua en Capacitación de Empleados
Un programa de educación continua para un departamento es tan importante como la capacitación para nuevos empleados. Al capacitar a un nuevo asociado, comprenda que solo retendrá aproximadamente el 40 por ciento de la información aprendida durante la sesión de capacitación inicial.
Por lo tanto, recordar al personal sobre varios procedimientos y conceptos debe ser continuo, ya sea con un enfoque formal o informal.
El enfoque formal o tradicional de la capacitación de los empleados a menudo incluye a un miembro de la gerencia que envía un memorando a cada asociado. El enfoque informal y a menudo más atractivo para un alumno visual es enviar una hoja de información de una página.
Esta hoja de información, llamada alerta de capacitación, debe ser informativa y presentada de manera no amenazante. Si una política o procedimiento cambia, el enfoque informal prepararía mejor al departamento para recibir esta actualización.
Antes de armar un programa de capacitación para empleados de educación continua, el equipo de gestión debe decidir sobre el resultado deseado. Una pregunta importante a tener en cuenta: "¿Desea que el programa mejore las habilidades de su asociado o desea ayudarlo con el desarrollo personal?"
Si bien hay algo en común entre estas respuestas, la principal diferencia es la oportunidad para que el equipo de gestión moldee a los futuros miembros del equipo de gestión. Si el resultado deseado es simplemente mejorar las habilidades sin desarrollo personal, el departamento tendrá un personal que simplemente sabe cómo hacer un poco mejor su trabajo.
Si bien ese es un resultado positivo, desea que su empresa piense "fuera de la caja" y diseñe un programa que permita e incluso aliente el pensamiento crítico y la resolución de problemas.
Por lo tanto, al diseñar un programa de educación continua, el resultado deseado debe combinar la mejora técnica y personal. Este tipo de programa de capacitación le brinda al personal la oportunidad de desarrollar habilidades de gestión sólidas junto con una mejor comprensión de su posición y función y comprender cómo encajan en la organización.
Combinando entrenamiento técnico con desarrollo personal
Si descubre durante el proceso de evaluación, por ejemplo, que las habilidades de escritura en el departamento son bajas, deberá mejorar esas habilidades desarrollando una sesión de capacitación correspondiente. Esta sesión de escritura podría incluir temas sobre los conceptos básicos de la escritura, como la ortografía, la puntuación, la estructura de las oraciones y el uso correcto de las palabras. Sobre la base de esos conceptos básicos, puede dar a sus participantes un ejercicio aplicable, como escribir una carta a un cliente pidiéndole disculpas por un envío tardío.
Proporcione la información de fondo del participante sobre el cliente. Dígales que el cliente ha comprado durante diez años y siempre ha realizado los pagos con prontitud. Déles diez o quince minutos para redactar un borrador y luego presente su carta al grupo.
Una vez que alguien haya leído una carta, solicite a los participantes que den su opinión sobre las mejoras; Como entrenador, señale los aspectos positivos de la carta.
Otro mecanismo que ayudará con la educación continua en curso es permitir que los miembros del personal desarrollen una afiliación con una asociación o grupo industrial. Este tipo de educación es tangible y se ha demostrado que tiene un historial positivo con las oficinas locales y sus grupos comerciales de la industria. Los miembros del personal tienen la oportunidad de reunirse periódicamente y discutir los problemas que están experimentando en su negocio.
Esta es una experiencia positiva para todos los involucrados: la información obtenida puede resultar útil para otras personas que pueden tener el potencial de participar en una situación similar, mientras que las personas que han experimentado una situación similar tienen la oportunidad de hablar sobre sus soluciones que funcionaron de manera efectiva.
El entrenamiento efectivo genera éxito
El mejor tipo de programa de capacitación de empleados para un grupo de trabajo es uno que se adapte a sus necesidades. Entonces, ¿cómo sabes cuáles son sus necesidades? Una forma es trabajar con los miembros del personal responsables del área. Si es posible, haga una muestra aleatoria de los planes de desarrollo del desempeño del personal y busque las consistencias en las áreas de desarrollo necesarias. Otro enfoque es realizar una evaluación de las necesidades de capacitación y preguntar a los propios miembros del personal qué habilidades les gustaría desarrollar.
No importa cómo determine qué tipos de sesiones de capacitación de empleados son necesarias, recuerde que al desarrollar el curso, mantenga el concepto original. Si se considera más de un concepto durante el proceso de planificación, divídalos en dos talleres.
Tenga en cuenta que una sesión de capacitación productiva para empleados puede y debe realizarse en menos de dos horas. Si dura más de dos horas, perderá su audiencia. Finalmente, durante la sesión de entrenamiento real, realice al menos una o dos actividades para mantener las mentes de los participantes activas y evitar que se quede dormido o soñe despierto.
¿Realmente necesita una sesión de capacitación para empleados?
Si bien una sesión de capacitación para empleados puede ser efectiva, no siempre es el mejor enfoque para satisfacer las necesidades de capacitación. Si el concepto que está presentando se define como conocimiento elemental o común, cree una alerta de capacitación de empleados.
Una alerta de capacitación de empleados es un método excelente para comunicar y reforzar conceptos que se considerarían de conocimiento común o nueva información laboral. Ponga las alertas de capacitación de los empleados en línea, distribúyalas por correo electrónico o, en algunos casos, cuando los empleados no tengan acceso a la computadora, escriba las alertas de capacitación de los empleados en formato de viñeta en una copia impresa.
Use papel de color y agregue algunos destellos y / o gráficos al documento. He descubierto que cuando los miembros del personal reciben un trozo de papel verde fluorescente en su buzón en lugar de uno blanco, es más probable que lo recojan y lo lean.
Manteniendo el aprendizaje en marcha
Si las capacidades están disponibles y el departamento quiere divertirse mientras aprende, desarrolle un juego. Esto puede ser cualquier cosa, desde Family Feud hasta Jeopardy y más. Haga que el personal responda las preguntas creadas por la gerencia del departamento relacionadas con situaciones de trabajo y / o personas. Es sorprendente lo que la gente recordará de una situación divertida frente a una experiencia de aprendizaje forzado.
Mantenga las clases de capacitación para empleados informativas y ligeras. Si bien comunicar las ideas es importante, el objetivo número uno debe ser mantener al personal interesado, involucrado y entretenido durante el taller. Esto puede ser difícil si no emplea un entrenador animado.
Introducir al departamento al concepto de aprendizaje combinado. Permita que el personal alcance sus niveles de aprendizaje de diferentes recursos. Si bien las alertas de capacitación de los empleados y las sesiones de capacitación de los empleados provienen directamente de la administración, desafíe al personal a buscar en línea otras ideas que puedan funcionar en su departamento.
En primer lugar, recuerde que el aprendizaje puede y debe ser divertido. Los miembros de su personal quieren absorber el conocimiento, y lo más probable es que quieran aprender conceptos cuando se presentan de una manera fresca, viva y emocionante. Dar un giro a sus métodos actuales de capacitación de empleados puede ayudar a las personas a entusiasmarse con el aprendizaje.
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Jeffrey Bodimer es el Director de Operaciones / Director de Cumplimiento de la Corporación Estadounidense de Desarrollo de la Educación Superior.
