Pros y contras de 3 estructuras organizativas del proyecto

Contenido

• Estructura Organizacional Funcional
• Estructura Organizacional del Proyecto
• Estructura Organizacional Matriz

La forma en que se estructura su organización influye en la forma en que gestiona y ejecuta proyectos. También puede influir en la cantidad de autoridad y alcance que tiene para hacer su trabajo como gerente de proyecto.

Hay tres estructuras organizativas comunes, y los gerentes de proyecto trabajan en todas ellas: funcional, proyecto y matriz. Echemos un vistazo a las ventajas y desventajas de cada uno para que sepa a qué se enfrenta cuando se une a una nueva estructura.

Estructura Organizacional Funcional

En una estructura de organización funcional, el gerente de proyecto y todos los recursos trabajan en la misma división de la compañía, como el departamento de ventas y marketing. En general, el gerente funcional tiene más autoridad que el gerente del proyecto.

Ventajas

La estructura funcional le brinda la menor potencia como gerente de proyectos, pero ofrece muchas otras ventajas:

• Funciona bien para equipos pequeños y proyectos pequeños porque la función tiene control total sobre los miembros del equipo y otros recursos necesarios.
• Puede acceder fácilmente a los expertos que necesita porque están en la misma área funcional.
• Es rápido reunir a todos para resolver problemas relacionados con el proyecto.
• Puede limitar las herramientas de comunicación del proyecto que necesita usar porque el equipo es relativamente pequeño y simple.
• Con frecuencia, obtienes miembros entusiastas del equipo que desean trabajar en el proyecto porque les brinda oportunidades profesionales. El trabajo en proyectos puede ser una excelente manera de motivar a su equipo.
• Si está entregando el proyecto a un equipo funcional, será el equipo funcional en el que trabaje, lo que puede facilitar el cierre de un proyecto.

Desventajas

Aunque esta estructura tiene muchas ventajas, también considere algunas desventajas:

• El trabajo se lleva a cabo en un silo, lo que puede significar que no tiene acceso a personas fuera de su división funcional.
• Las personas del equipo del proyecto pueden ser más leales a su departamento o gerente de equipo que a su trabajo en el proyecto, lo que puede crear conflictos.
• Un proyecto grande puede terminar con un gerente de proyecto funcional para cada función. Puede resultar en que el trabajo se caiga si todos los gerentes de proyecto no trabajan armoniosamente juntos.
• El trabajo funcional puede ser aislante, ya que no tiene la oportunidad de establecer una red amplia con la empresa. Mantener un enfoque estratégico puede ser más difícil.

Estructura Organizacional del Proyecto

Los equipos dedicados se unen para trabajar en proyectos en una estructura organizativa del proyecto. El gerente del proyecto probablemente tenga la responsabilidad de la administración de línea de los miembros del equipo del proyecto. Ejemplos de esto incluirían grandes construcciones de construcción, pero también iniciativas corporativas que requieren un equipo dedicado. El gerente del proyecto tiene la máxima autoridad, reportando al patrocinador del proyecto y a la junta del proyecto. Los individuos en el equipo trabajan directamente para el gerente del proyecto.

Ventajas

La ventaja obvia de una estructura de proyecto es que usted tiene más control sobre el equipo, pero también existen otras ventajas:

• Los equipos pueden tener un fuerte sentido de identidad. Es la estructura más fácil dentro de la cual crear una fuerte cultura de equipo.
• Todo el equipo se centra en los objetivos del equipo, por lo que existe un conflicto de lealtad con el trabajo diario para las personas que trabajan en el proyecto. Su trabajo diario es el proyecto.
• Los recursos están dedicados al proyecto, por lo que es mucho más fácil programar el trabajo. Sabrás cuándo están disponibles los miembros del equipo y no hay riesgo de que sean retirados a corto plazo para trabajar como de costumbre para otro gerente.
• Los proyectos ejecutados en esta estructura son excelentes entornos para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos, así como habilidades de liderazgo más técnico.

Desventajas

La estructura del proyecto es la más fácil de trabajar, pero aún tiene algunos inconvenientes:

• Tener un equipo dedicado a un proyecto es un compromiso costoso. Suele ser una opción solo en grandes proyectos.
• Si elimina a las personas de sus trabajos funcionales, es posible que les resulte difícil regresar, especialmente si el proyecto es largo. El trabajo del proyecto lo estira, por lo que volver a su rol anterior después de trabajar en un entorno multidisciplinario en un proyecto nuevo y desafiante no es una perspectiva atractiva para muchas personas. Por lo tanto, gestionar la transición del equipo cuando cierra un proyecto se vuelve aún más importante.
• A veces, cerrar un proyecto puede significar perder su trabajo si el negocio ha avanzado y no hay otro rol disponible para usted.
• Por su naturaleza, los equipos dedicados absorben recursos para trabajar en una sola cosa. Pueden limitar el número de proyectos que la empresa puede hacer en cualquier momento, especialmente cuando diferentes proyectos requieren las mismas habilidades.
• Los gerentes de proyecto en este tipo de estructura también administran la línea de sus equipos, lo que significa gastar tiempo y esfuerzo en tareas de recursos humanos que no tendría que hacer en otras estructuras. Si disfruta este elemento de trabajar con personas, este factor podría ser una ventaja.

Estructura Organizacional Matriz

La tercera opción es una estructura matricial. Los recursos se comparten tanto en el trabajo habitual como en el trabajo de proyectos. Puede significar tener dos gerentes o responsabilidad de "línea punteada" con un gerente de proyecto y con el gerente del equipo. La estructura de la línea de gestión funcional normalmente está en su lugar primero, y el gerente del proyecto toma la línea de puntos.

Esta estructura divide el poder y la autoridad entre el gerente del equipo funcional o de división y el gerente del proyecto. Deberá utilizar sus habilidades de negociación en todo su poder.

Ventajas

Las estructuras matriciales son muy comunes porque permiten a los gerentes tomar decisiones flexibles con la forma en que las personas pasan su tiempo. Probablemente trabajará en un entorno matricial en algún momento de su carrera. Las ventajas de esta estructura son:

• Los recursos se utilizan de manera eficiente y pueden moverse entre proyectos según sea necesario.
• Puede trabajar en muchas cosas diferentes, a veces en paralelo, aunque este punto también puede considerarse una desventaja.
• Los equipos y las personas pueden ser muy receptivos. Si surge un nuevo proyecto que debe tener prioridad, es bastante fácil pivotar y de repente enfocarse en otra cosa. No puede hacerlo fácilmente en una estructura de proyecto, que lleva más tiempo disolverse y reagruparse.
• La estructura requiere que todos usen el mismo ciclo de vida y metodología de gestión de proyectos, por lo que moverse entre proyectos es fácil. Las personas pueden unirse a un equipo de proyecto con relativamente poca incorporación requerida cuando la terminología y los procesos son comunes.

Desventajas

Al igual que con todas las configuraciones, esta también tiene sus dificultades. A pesar de ser una estructura común, no muchos lugares de trabajo modernos han resuelto los problemas de sobrecarga. Dar a las personas demasiado para hacer puede ser fácil si no tiene sistemas para administrar y monitorear la totalidad de su carga de trabajo. Otras desventajas son:

• El conflicto entre proyectos es común porque podría estar luchando por los mismos recursos que otro proyecto.
• El otro proyecto podría haber cercado los mejores recursos, las personas más apropiadas con las habilidades adecuadas, o su gerente de línea podría no tenerlos disponibles para el trabajo del proyecto.
• Puede haber algún conflicto entre las tareas habituales y el trabajo de proyectos para individuos, especialmente cuando ambos gerentes les están dando diferentes prioridades.
• Los recursos pueden tener un conflicto sobre qué camino de desarrollo toman para sus futuras carreras. Aunque es posible que sepa que desea permanecer en la gestión de proyectos, puede tener la opción de progresar a un rol funcional más importante o un rol más orientado al proyecto. Pero tener muchas opciones de carrera es algo bueno, incluso si toma decisiones difíciles.

Una estructura organizativa que funciona perfectamente para todo el trabajo habitual no siempre funciona para los proyectos, y usted debe administrar dentro del entorno en el que trabaja. Obtener cierta experiencia en cada una de estas estructuras es una buena idea para que pueda experimentarlas de primera mano. Le ayudará a decidir qué entorno se adapta mejor a usted y se ajusta a sus habilidades y preferencias. Entonces puede tomar una decisión informada si tiene la oportunidad de decidir su futuro entorno laboral.

Comprender los pros y los contras de la estructura organizativa de cada proyecto le brinda la oportunidad de determinar dónde mejor dedicar su tiempo e influencia para aprovechar al máximo su equipo y ayudar a que su proyecto concluya con éxito.