Gestión básica de proyectos 101

Contenido

• ¿Qué es la gestión de proyectos?
• Los elementos de un proyecto
• El elemento más importante: alcance
• Recursos
• Hora
• Dinero
• La gestión de proyectos es un arte y una ciencia

La gestión de proyectos es uno de los componentes más críticos de un negocio exitoso. Afecta los ingresos y los pasivos, y finalmente interactúa con la satisfacción y retención del cliente o del cliente. Es posible que su empresa solo tenga un proyecto en proceso a la vez, mientras que otras grandes corporaciones y entidades pueden hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Por su propia naturaleza, los proyectos son temporales.

Los proyectos son un medio hacia una meta, y la meta eventualmente se alcanzará. Su negocio podría pasar a otro proyecto ... o no. Pudo haber sido un objetivo único.

Los proyectos provocan una creciente necesidad en la fuerza laboral. El Project Management Institute estimó que, durante el período 2010–2020, se agregarían más de 15 millones de nuevos puestos de gestión de proyectos en todo el mundo.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos no es toda la operación de su empresa. Es solo un segmento, un proyecto específico con un plan detallado sobre cómo usted y su empresa van a lograr ese objetivo. Es un plan detallado en una serie de pasos, cada uno de ellos tan importante como los demás. Debes lograr uno para pasar correctamente al siguiente.

Piense en la gestión de proyectos como una escalera que debe subir. No puedes saltar a la cima. Debe tomarlo peldaño a peldaño para obtener la máxima eficacia. Su equipo debe aplicar las herramientas disponibles, así como su experiencia y conocimiento para ejecutar cada paso y pasar al siguiente.

Es bastante fácil decir que quiere llegar al Cuadro A, por lo que va a dar 25 pasos en esa dirección. Pero también debe tener en cuenta las consideraciones de tiempo en su plan de proyecto, y lo más probable es que tenga que trabajar dentro de un presupuesto. Puede gatear esos 25 pasos o trotar. Depende de qué tan rápido debe llegar allí para completar con éxito el proyecto. Puede ahorrar dinero viajando a pie, o puede contratar a un conductor. Depende del presupuesto que haya dedicado al proyecto.

No existe un enfoque, sistema o plan único para todos. Cada proyecto que usted y su empresa aborden probablemente tendrá su cronograma, meta y presupuesto. Es por eso que es tan importante contar con un gerente de proyecto inteligente y talentoso para dirigir el espectáculo.

Los elementos de un proyecto

Un gerente de proyecto exitoso debe administrar simultáneamente cuatro elementos básicos de un proyecto. Estos elementos están interrelacionados.

• Alcance: Esto implica el tamaño, las metas y los requisitos del proyecto.
• Recursos:Necesitará personas, equipos y materiales en su lugar.
• Hora: Esto no solo aborda cuánto tiempo llevará el proyecto en general. Debe desglosarse en duraciones de tareas, dependencias y ruta crítica.
• Dinero:Tener una comprensión firme de los costos, contingencias y ganancias.

El elemento más importante: alcance

El alcance del proyecto es la definición de lo que se supone que debe lograr el proyecto y los presupuestos de tiempo y dinero que se han creado para lograr estos objetivos. Cualquier cambio en el alcance del proyecto debe tener un cambio similar en el presupuesto, el tiempo, los recursos o los tres.

Si el alcance del proyecto es construir un edificio para albergar tres widgets con un presupuesto de $ 100,000, se espera que el gerente del proyecto lo haga. Si el alcance se cambia a un edificio para cuatro widgets, el gerente del proyecto debe obtener un cambio apropiado en tiempo, dinero y recursos.

Recursos

Hay tres aspectos de comprensión y gestión de recursos: personas, equipos y material.

Un gerente de proyecto exitoso debe administrar efectivamente los recursos asignados al proyecto, incluidos los miembros del equipo del proyecto, el personal del proveedor y los subcontratistas. Debe asegurarse de que sus empleados tengan las habilidades y herramientas que necesitan para completar el trabajo, y debe monitorear continuamente si tiene suficientes personas para completar el proyecto en la fecha límite. Su trabajo es garantizar que cada persona entienda la tarea y los plazos del proyecto.

El miembro principal de cada grupo de empleados informa al gerente del proyecto cuando está administrando empleados directos, pero los empleados también pueden tener un gerente de línea que brinde dirección técnica. En una situación de gestión matricial como un equipo de proyecto, el trabajo del gerente del proyecto es proporcionar dirección del proyecto a los gerentes de línea. Administrar subcontratos laborales generalmente significa administrar el liderazgo del equipo para los trabajadores subcontratados, quienes a su vez administran a esos trabajadores.

Un gerente de proyecto a menudo debe adquirir equipos y materiales y administrar su uso también para que el equipo pueda operar de manera eficiente. Es responsable de tener el equipo y los materiales apropiados en la ubicación correcta en el momento adecuado.

Hora

Los tres elementos de la gestión exitosa del tiempo son tareas, cronograma y ruta crítica.

Cree el cronograma del proyecto enumerando, en orden, todas las tareas que deben completarse. Algunos deben hacerse secuencialmente, mientras que otros pueden superponerse o hacerse en tándem. Asigne una duración a cada tarea. Asignar los recursos necesarios. Determine los predecesores (qué tareas deben completarse antes que otros) y los sucesores, las tareas que no pueden comenzar hasta que se completen las tareas. Este aspecto de la gestión de proyectos a veces se denomina gestión de cascada porque una tarea sigue a otra en un orden más o menos secuencial.

El software de administración de proyectos puede simplificar la tarea de crear y administrar el cronograma del proyecto.

Algunas tareas tienen un poco de flexibilidad en sus fechas de inicio y finalización requeridas. Esto se llama "flotador". Otras tareas no tienen flexibilidad. Tienen cero flotante. Una línea a través de todas las tareas con flotación cero se llama camino critico. Todas las tareas en esta ruta, y puede haber múltiples rutas paralelas, deben completarse a tiempo para que el proyecto llegue en su fecha límite. La tarea clave de gestión del tiempo del gerente de proyecto es monitorear la ruta crítica.

Dinero

Las tres consideraciones en la administración del dinero son costos, contingencias y ganancias.

Cada tarea tiene un costo, ya sean las horas de trabajo de un programador de computadoras o el precio de compra de una yarda cúbica de concreto. Cada uno de estos costos se estima y suma al preparar el presupuesto del proyecto.

Algunas estimaciones serán más precisas que otras. Por lo tanto, el presupuesto del proyecto debe incluir una asignación para contingencias: dinero reservado en el presupuesto "por si acaso", el costo real de un artículo es muy diferente del estimado.

El beneficio es el dinero que la empresa quiere obtener de la tarea. Se pone por encima del costo.

Por lo tanto, el presupuesto de un proyecto se compone del costo estimado, más la contingencia, más cualquier ganancia. El trabajo del gerente del proyecto es mantener el costo real en o por debajo del costo estimado y maximizar la ganancia que la compañía obtiene del proyecto.

La gestión de proyectos es un arte y una ciencia

La gestión exitosa del proyecto requiere práctica. Estas ideas pueden darle una comprensión básica de la gestión de proyectos, pero considérelo solo como un comienzo. Si su trabajo o trayectoria profesional incluye la gestión de proyectos, y si desea mejorar sus habilidades, hable con gerentes de proyectos exitosos, lea y practique. La gestión de proyectos puede ser una carrera muy gratificante.