Pautas profesionales para escribir cartas y correos electrónicos

Contenido

Pautas profesionales para escribir cartas y correos electrónicos
Información del contacto
Saludo
Cuerpo de carta
Clausura
Firma
Cómo dirigir una carta
Formateando su correspondencia
Pautas para escribir cartas
Ejemplos y plantillas
Revisión y corrección ortográfica

¿Cuál es la mejor manera de escribir una carta profesional, con una carta en papel o un correo electrónico? Uno realmente no es mejor que el otro. En algunos casos, tiene sentido comunicarse por correo electrónico y, a veces, es posible que deba enviar una carta tradicional mecanografiada, impresa y firmada. Cualquiera que elija, es importante seguir las mejores pautas profesionales de redacción y formato de cartas y correos electrónicos.

El correo electrónico es más rápido y fácil, pero algunos mensajes de correo electrónico nunca se abren y, dependiendo de a quién le está escribiendo y por qué está escribiendo, es posible que deba enviar una carta escrita y firmada o incluso cargarla en línea.

El tipo de mensaje que elija depende de con quién se está comunicando y del propósito de su correspondencia.

Todas las cartas bien escritas incluyen varias secciones. La información que incluye en cada sección y el formato general depende de si está enviando una carta escrita o un mensaje de correo electrónico.

Es esencial que conozca las diferentes partes de una carta y lo que debe aparecer en cada una. También necesita saber cómo abordar y firmar comunicaciones escritas y por correo electrónico. Las diferentes partes de una carta son las siguientes:

Información del contacto
Saludo (saludo)
Cuerpo de carta
Clausura
Firma

Información del contacto

La forma en que incluya su información de contacto será diferente en función de cómo envíe su carta. En un mensaje de correo electrónico, su información de contacto estará al final del mensaje, mientras que en una carta escrita, su información de contacto se encuentra en la parte superior de la página. Esto es lo que debe incluir en su sección de información de contacto, además de muestras para cartas y correos electrónicos escritos.

Saludo

El saludo es la sección de saludo de su carta con algo como "Estimado Sr. Peterson" o "A quien corresponda". Aquí hay una lista de ejemplos de saludos de cartas que funcionan bien para la correspondencia profesional.

Cuerpo de carta

El cuerpo de su carta incluirá varios párrafos. El primer párrafo debe incluir una introducción y una breve explicación de su razón para escribir. El segundo párrafo (y los párrafos siguientes) deben explicar más sus razones para escribir. El último párrafo debe solicitar una acción del lector, si está solicitando algo, o indicar cómo hará el seguimiento. Asegúrese de aclarar el propósito de su carta. El lector necesitará saber lo que está pidiendo y cómo puede ayudarlo. O, si está ofreciendo servicios o asistencia, asegúrese de que esté claro lo que puede proporcionar.

Clausura

Una carta se cierra con un término como "Saludos cordiales" o "Atentamente", seguido de una coma, luego su firma si envía una carta escrita. Si envía un mensaje de correo electrónico, simplemente escriba su nombre después del cierre.

Firma

El toque final a su carta es su firma, que, en un mensaje de correo electrónico, incluirá su información de contacto.

Cómo dirigir una carta

Es importante dirigirse formalmente a la persona a la que le está escribiendo a menos que los conozca muy bien.

Formateando su correspondencia

Ahora que tiene toda la información que necesita incluir en su mensaje, revise el formato estándar para usar para cartas y mensajes de correo electrónico.

Pautas para escribir cartas

El siguiente paso es pulir su carta. Debe haber mucho espacio entre los párrafos y la parte superior e inferior de la página. También desea seleccionar un estilo y tamaño legible y profesional de la fuente. Lo que diga dependerá de la razón por la que está escribiendo, así que asegúrese de adaptar su carta a su situación personal y profesional.

Ejemplos y plantillas

Usar una plantilla es una excelente manera de comenzar su propia carta o mensaje de correo electrónico porque está comenzando con el formato básico en su lugar. Simplemente complete su información en la sección correspondiente de la carta.

Mirar ejemplos también es útil, porque obtendrá ideas sobre qué decir en su propia correspondencia.