¿Qué información se almacena en los registros médicos de los empleados?
Contenido
El archivo médico del empleado es el depósito de todo lo que tiene que ver con la salud, los beneficios de salud, la licencia relacionada con la salud del empleado y las selecciones de beneficios y cobertura para el empleado. El empleador mantiene un archivo médico por separado para cada empleado. El contenido de estos archivos nunca se entremezcla con ningún otro archivo de empleado, como el archivo personal.
Dado que el archivo médico contiene información confidencial y confidencial, debe residir en una ubicación segura, cerrada e inaccesible. El archivador que alberga los archivos médicos de los empleados también debe cerrarse y el personal de recursos humanos debe tener las únicas llaves. El acceso a los archivos médicos de los empleados está restringido solo al personal de Recursos Humanos.
La Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) requiere que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales; los registros médicos deben almacenarse por separado y aparte de otros registros comerciales. Nunca almacene los registros médicos de los empleados en el archivo de personal general del empleado.
Debido a la confidencialidad de la información, los registros deben aislarse de los archivos a los que pueden acceder empleados como supervisores o gerentes. (En realidad, esto también se recomienda para los archivos de personal en general, otorgue solo acceso al personal de recursos humanos).
Contenido del archivo médico del empleado
Estos son los tipos de artículos que deben almacenarse de forma segura en el archivo médico del empleado. En caso de duda, errar por el lado de la protección de la información médicamente relacionada de sus empleados.
- Solicitudes y formularios de seguro de salud.
- Solicitudes y formularios de seguros de vida.
- Información del beneficiario designado
- Solicitudes para cualquier otro beneficio para empleados que pueda requerir información médica como un seguro de la vista
- Solicitudes de licencias médicas pagas o no pagadas
- Informes de la Ley de licencia médica y de familia (FMLA) y solicitudes y documentos relacionados
- Documentación FMLA firmada por el médico
- Documentación sobre las enfermedades de un miembro de la familia o niño para el que solicita el tiempo de FMLA para brindar atención continua
- Documentación de licencia médicamente relacionada para empleados que no son elegibles para el tiempo libre de FMLA
- Exámenes médicos, notas, correspondencia y recomendaciones.
- Excusas relacionadas con razones médicas por ausentismo o tardanza de un médico
- Restricciones laborales médicas con documentación del médico recomendante
- Informes de accidentes y lesiones, incluidos los documentos requeridos por OSHA
- Informes de compensación laboral de lesiones o enfermedades
- Cualquier otro formulario o documento que contenga información médica privada sobre un empleado
Si mantiene estos archivos confidenciales, sus empleados confiarán en usted y usted defenderá el espíritu y la importancia de la ley.
Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por su precisión y legalidad. Una audiencia mundial lee el sitio y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Busque asistencia legal, o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y sus decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.
