Sistemas de informes de gestión

Contenido

• Diseñadores y usuarios de estos sistemas
• Escritorio versus mainframe
• Automatización versus procesos manuales
• Aplicaciones de informes de gestión
• Obstáculos para el desarrollo de sistemas de informes de gestión
• Cuestiones analíticas clave

Como sugiere la frase, los sistemas de informes de gestión capturan los tipos de datos que necesitan los gerentes de una empresa para administrar el negocio. Los tipos de datos financieros que se presentan en los informes anuales generalmente están en su núcleo. Dicha información financiera detallada es compilada por cuentas, Cuentas Públicas Certificadas (CPA) y Contador de Gestión Global Colegiado (CGMA).

Sin embargo, los sistemas de informes de gestión sólidos albergarán los datos a niveles mucho más detallados que los que se presentan al público inversor. Por ejemplo, los resultados financieros generales de una empresa de servicios financieros se pueden transformar en declaraciones de pérdidas y ganancias agrupadas por:

• Organización (como división, unidad de negocio o departamento)
• Región geográfica
• Producto
• Segmento de cliente
• Clientes específicos (tanto minoristas como institucionales)
• Asesor financiero

Mientras tanto, las métricas financieras, como los ingresos, los gastos y las ganancias, no son la única preocupación de los sistemas de informes de gestión. En las empresas mejor administradas, también se utilizan para rastrear una variedad de variables no financieras que preocupan a la administración, tales como:

• Recuento de empleados
• Clientes, hogares y / o cuentas
• Activos del cliente bajo custodia
• Dinero nuevo neto depositado o retirado por clientes
• El rendimiento de la inversión de los activos del cliente bajo gestión

Diseñadores y usuarios de estos sistemas

Los controladores y los directores financieros (CFO) tienden a dedicar una cantidad significativa de su tiempo al diseño, implementación, mantenimiento y ajuste de los sistemas de informes de gestión, así como a supervisar y analizar sus resultados, y recomendar cursos de acción para la gestión basados ​​en tales análisis.Los miembros del personal de tecnología de la información y gestión de la ciencia a menudo son socios clave con los gerentes financieros y analistas financieros en el desarrollo y mantenimiento de sistemas de informes de gestión.

Escritorio versus mainframe

Sin embargo, en muchos casos, los sistemas de informes de gestión se construyen y mantienen estrictamente utilizando la informática de escritorio, las hojas de cálculo Excel integradas y la ejecución en computadoras personales, en lugar de programarse en entornos de mainframe. Tanto en grandes como en pequeñas empresas, las razones para utilizar la informática de escritorio (que a menudo requieren grandes cantidades de entrada de datos manual) generalmente son dobles.

Primero, los costos de desarrollo y mantenimiento tienden a ser mucho más bajos que con las aplicaciones de mainframe.

En segundo lugar, un entorno de computación de escritorio permite una flexibilidad mucho mayor en el cambio de algoritmos computacionales y formatos de informes que una aplicación típica basada en mainframe. Es una consideración vital en entornos empresariales dinámicos donde la estructura corporativa, las ofertas de productos, los procesos comerciales, los métodos analíticos y / o los requisitos de informes están en constante cambio, o donde la gerencia tiende a hacer preguntas frecuentes no estándar o personalizadas a sus analistas financieros. .

Automatización versus procesos manuales

Los que se denominan sistemas de informes de gestión son, en muchas empresas, a menudo muy dependientes de los procesos manuales, y están lejos de ser totalmente (o incluso principalmente) automatizados. Por ejemplo, muchos de los informes que terminan en los escritorios de los ejecutivos en realidad pueden ser hojas de cálculo pobladas manualmente con datos y formateadas por el personal. En este sentido, los sistemas de informes de gestión a menudo son, en un sentido más estricto, procesos más que sistemas de información como se entiende generalmente esa frase.

Aplicaciones de informes de gestión

Los sistemas de informes de gestión con frecuencia son herramientas críticas para evaluar el desempeño de organizaciones y gerentes, y algunas veces también el de los empleados de nivel inferior. Los resultados pueden ser determinantes clave de la compensación, como el establecimiento de grupos de bonos. Por ejemplo, el jefe y el personal de una unidad de negocios pueden tener sus bonos desviados de las ganancias que un sistema de informes de gestión atribuye a esa unidad. Del mismo modo para un gerente de producto, si la empresa tiene un sistema de medición de rentabilidad del producto bien desarrollado. También para un gerente de marketing para el desarrollo y la rentabilidad de un segmento de clientes dado, si se mide el rendimiento de ese segmento.

Obstáculos para el desarrollo de sistemas de informes de gestión

Un problema común con el desarrollo de esquemas de informes de gestión es que los datos necesarios para completar el informe anual de la empresa, el Formulario 10-K, el Formulario 10-Q, las declaraciones de impuestos corporativos y los informes a las agencias reguladoras (entre otras circunscripciones externas), pueden no estar lo suficientemente detallados o en un formato adecuado para llevar a cabo el tipo de análisis (algunos de ellos mencionados anteriormente) que la gerencia puede necesitar evaluar a la empresa y sus líneas de negocio constitutivas, y ajustar su dirección estratégica. Los informes de la administración son un término general para este tipo de análisis que la administración usa internamente, en lugar de informarlos a entidades externas (como el público inversor, las autoridades fiscales y los organismos reguladores).

Cuestiones analíticas clave

El desarrollo de sistemas de informes de gestión a menudo enfrenta obstáculos relacionados con problemas analíticos clave, tales como:

• Metodologías de precios de transferencia interna
• La atribución de gastos generales corporativos a productos individuales o clientes
• Desagregar los cambios en los activos de los clientes en los impactos separados de los cambios en los precios del mercado (es decir, el rendimiento de la inversión) y de los depósitos y retiros netos

En la mayoría de los casos, estos desafíos analíticos son susceptibles de múltiples métodos, cada uno de los cuales tiene sus propios inconvenientes, y no es demostrablemente superior en todas las situaciones.