6 consejos para administrar un proyecto cuando los miembros del equipo no le informan
Contenido
- Aclara tus límites con el jefe
- Hable con su equipo antes de hacer asignaciones
- Verificación doble con el jefe
- Tome al menos una pésima tarea usted mismo
- Dar pronta retroalimentación
- Mantenga a todos informados
De regreso a la escuela, el proyecto grupal no siempre fue una experiencia positiva. Inevitablemente, en cada grupo, algunos trabajaron más duro que otros, mientras que otros nunca aparecieron. Como resultado, podría ser frustrante si eres uno de los miembros del equipo que lleva la mayor parte de la carga.
Es ligeramente diferente en el mundo de los negocios, ya que cada proyecto tiene un gerente de proyecto y esta persona puede entregar consecuencias reales si los miembros del equipo no completan sus tareas. Incluso si el gerente del proyecto no tiene autoridad disciplinaria sobre su equipo, cualquier desempeño deficiente de un miembro puede volver a su jefe y reflexionar negativamente sobre su carrera.
Es probable que el gerente del proyecto no pueda elegir a los miembros del equipo para el proyecto y no tendrá la autoridad para eliminar a un miembro debido al bajo rendimiento. ¿Cómo gestionas un proyecto cuando los miembros de tu equipo no te informan?
Aquí hay seis consejos sobre cómo liderar un proyecto cuando los miembros del equipo no le informan.
Aclara tus límites con el jefe
Antes incluso de tener su primera reunión de equipo, siéntese con la persona que lo asignó a este proyecto y hable sobre las expectativas de la gerencia. Esto es más fácil, por supuesto, si usted y todos los miembros del equipo se reportan a la misma persona, pero incluso si no, querrá tener esta conversación.
Estas son preguntas que querrás hacer:
- ¿Tiene el poder de eliminar y reemplazar a las personas en el equipo si no están trabajando?
- ¿Este proyecto tiene prioridad sobre otros proyectos? Si no, entonces, ¿dónde se ubica su proyecto en la jerarquía? En otras palabras, ¿puede decirles a los miembros de su equipo que deben dejar de hacer un proyecto diferente para cumplir con una fecha límite?
- Si tiene problemas con el desempeño de los miembros del equipo, ¿el jefe con poder disciplinario lo respaldará o se lo considera igual con los miembros del equipo?
- Si aún no lo ha hecho, pregunte cuáles son los objetivos del proyecto y el plazo previsto para su finalización.
Si ha establecido sus límites antes de que comience el proyecto, sabrá hasta dónde puede llegar y qué puede pedir a los miembros de su equipo. Un jefe que dice: "este proyecto es la máxima prioridad", pero no lo respaldará, es lo mismo que el jefe que dice: "esta no es la máxima prioridad".
Sin embargo, obtener la aceptación de su jefe sobre si el proyecto es una prioridad máxima puede ayudarlo a influir en los miembros para que trabajen lo más duro posible. Y no tenga miedo de ser directo con su jefe al mencionar que desea conocer el nivel de importancia del proyecto para poder comunicar ese mensaje al equipo. Querrá comunicar que todos tienen el mismo objetivo, terminar el proyecto correctamente y a tiempo.
Además, puede hacer un seguimiento con su jefe por correo electrónico pidiéndole que confirme que el proyecto es una prioridad. Una vez que reciba la confirmación por correo electrónico, puede reenviar el correo electrónico al equipo si es necesario.
Es importante recordar que los miembros del equipo pueden tener otras responsabilidades además del proyecto. Como resultado, es posible que no consideren su proyecto como una prioridad para ellos desde el principio, pero eso no es necesariamente porque no les importa o buscan evitar trabajar. Es muy probable que simplemente tengan otras tareas y responsabilidades que deben completar a diario. Esto es especialmente cierto cuando se trabaja con colegas de diferentes departamentos.
Hablar con su jefe para aclarar la importancia del proyecto, los objetivos y el cronograma, y comunicar esa información al equipo desde el principio puede ayudar a que el proceso se desarrolle de manera más fluida y sea menos estresante.
Hable con su equipo antes de hacer asignaciones
Cuando tienes un equipo interorganizacional, es fácil hacer tareas. Jane de marketing se encargará de las tareas de marketing. Karen de finanzas se encargará de las finanzas. Pero incluso cuando las responsabilidades son claras, hable primero con los miembros de su equipo.
Puede descubrir que tanto Karen como Jane pidieron formar parte de este equipo para obtener más información sobre otras áreas de la empresa, por lo que cuando las asigna a sus áreas de especialización, pueden frustrarse.
Esta conversación es crítica para tener una excelente relación de equipo. Aunque usted es responsable del resultado final del proyecto, no logrará grandes resultados sin los miembros del equipo que están a bordo. En resumen, capacite a los miembros de su equipo pidiéndoles su opinión y sus preocupaciones. Cuando el proyecto está completo y es un éxito, todo el equipo puede sentirse orgulloso al saber que cada uno de ellos desempeñó un papel activo en su éxito.
Verificación doble con el jefe
Si, después de hablar con los miembros de su equipo, determina que la única forma de lograr esta tarea es asignar tareas que una o más personas encontrarán desagradables, hable con su jefe antes de hacer las tareas.
¿Por qué? Desea asegurarse de que tiene la copia de seguridad que necesita y que no ha descuidado una opción que hará que las tareas sean más satisfactorias para los miembros del equipo.
Tome al menos una pésima tarea usted mismo
Todos pueden saber que fue elegido para liderar este equipo debido a su historial de éxito, pero también es importante ponerse manos a la obra y meterse en la mezcla de cosas.
Asumir algo difícil o desagradable envía el mensaje de que eres parte del equipo y que te preocupas por tus compañeros de equipo. Asignar las tareas desagradables envía el mensaje de que crees que eres mejor que tus compañeros de equipo.
Esto no significa que tenga que hacer todas las tareas pésimas. Pero asegúrese de que estén bastante divididos entre los miembros del equipo. Lo que es desagradable varía de un equipo a otro, pero cada proyecto tiene algo que nadie quiere hacer. A menudo hay numerosas tareas que a todos les gustaría evitar. Asegúrese de que estén divididos equitativamente y tome su parte.
Dar pronta retroalimentación
Recuerde que la retroalimentación es más que decir "buen trabajo" o "mal trabajo" es "ese fue un gran trabajo porque ..." y "eso no resultó tan bien porque ..." Sin las frases porque nadie aprende . Y siempre que desee repartir comentarios, asegúrese de aceptar los comentarios de los miembros de su equipo.
Una vez más, los está capacitando para hacer un gran trabajo y recordarles que su éxito es el suyo y que están todos juntos en esto. Al proporcionar comentarios y enseñarles cómo hacer una tarea, especialmente si tiene más experiencia, creará un ambiente de trabajo positivo.
Mantenga a todos informados
Como líder del equipo, informará el progreso a los gerentes y líderes senior de su organización. Asegúrese de llevar la información de esas reuniones a su equipo. Además, hágale saber a su grupo lo que va a decir en estas reuniones.
Además, dé crédito a todos, especialmente cuando se trata de elogios. ¿El proyecto va bien porque eres fabuloso? Bueno, por supuesto, pero no digas eso. Digamos que el proyecto va bien porque el equipo es fabuloso. Todos sabrán que eres parte del equipo.
¿Pero qué pasa si el proyecto va horriblemente? ¿Compartes la culpa? Sí, pero solo en privado. Acude a los miembros del equipo individualmente y trabaja para ayudar a cambiar su dirección o contribución. Si eso no funciona, vaya a su jefe y aborde los problemas.
Si tiene el poder de eliminar a las personas del equipo, ahora es el momento de hacerlo, pero si no lo hace, puede hablar con la persona que lo hace. Pero hagas lo que hagas, no empieces a cotillear o quejarte sobre los miembros de tu equipo. Destruirá su moral y empeorará todo.
Recuerde que un proyecto de equipo dirigido con éxito puede impulsar su carrera, avanzar en su reputación profesional y hacer que su trabajo sea visible en su organización. El resultado podría ser tareas adicionales o una promoción.
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Suzanne Lucas es una escritora independiente que pasó 10 años en recursos humanos corporativos, donde contrató, despidió, administró los números y verificó dos veces con los abogados.
