Cómo organizar un evento exitoso en los medios
Contenido
- Comience con un comunicado de prensa
- Mira las llamadas telefónicas
- Planifique cuidadosamente el tiempo de su evento
- No intentes y haz todo
- Haga que sea fácil entrar (y salir)
- Considere los visuales
- No olvides un kit de prensa
- Asegúrese de que su contacto con los medios esté disponible
- Use empleados con experiencia
- Prepare su declaración de antemano
- ¿Qué pasa si el reportero no se muestra?
Una de las formas más fáciles para que su empresa reciba exposición gratuita a los medios, a menudo conocida como "medios ganados", es a través de eventos de medios. Ya sea que se asocie con varios patrocinadores para ayudar a los menos afortunados, o que realice una conferencia de prensa para anunciar el lanzamiento de un producto, hay ciertos pasos que debe seguir para organizar un evento exitoso en los medios.
Comience con un comunicado de prensa
Enviar su comunicado de prensa ayudará a los medios a decidir si su historia es lo suficientemente digna de cobertura. Es por eso que ayuda a mantener su comunicado de prensa simple y nunca usar exageraciones. Las estaciones y los periódicos están buscando noticias; No están buscando una oportunidad de ventas.
Tienes una ventana para enviar tu comunicado de prensa. No desea enviarlo demasiado temprano y luego se olvida o se entierra, y no desea enviarlo demasiado tarde cuando otras historias ya se hayan asignado, y simplemente no pueden encajar en su evento en Generalmente, dos o tres días antes de su evento es suficiente aviso previo para permitir el tiempo de prensa para programar reporteros.
También debe asegurarse de incluir instrucciones y cualquier instrucción especial en su comunicado de prensa. Si la sede de su empresa se encuentra en un solo lugar, pero su evento está en su planta a 30 millas de distancia, debe dejar esto claro en su comunicado.
Mira las llamadas telefónicas
Después de enviar su comunicado de prensa, puede llamar a los editores de los periódicos o a los productores de las estaciones de televisión para verificar que lo reciban. Eso es todo lo que tienes que preguntar.
A menudo abrirá la conversación para que te digan si creen que podrán venir o no. Pero incluso si no es así, no querrás preguntar si vendrán. Estarán allí si pueden pero no harán ninguna promesa.
Tenga en cuenta que las noticias de última hora o los días de grandes noticias podrían evitar que lleguen en el último minuto. No querrás molestarlos para ver si vienen, incluso el día del evento cuando estás allí esperando a que aparezcan los periodistas.
También desea ver la hora en que realiza su llamada telefónica. Llamando a los diez minutos antes de las 5:00 p.m. puede parecer el final del día para ti, pero para un productor faltan diez minutos para un noticiero nocturno. Los mejores horarios para llamar son generalmente alrededor de las 10:00 a.m. y entre la 1:00 y las 2:30 p.m.
Planifique cuidadosamente el tiempo de su evento
Todos están trabajando en plazos. Los periódicos han establecido horarios en los que ponen el tema del día siguiente a la cama. Significa que si vienen a su evento a las 5:00 p.m. el jueves, la cobertura puede no aparecer hasta el sábado.
Las estaciones de televisión generalmente tienen una mañana, mediodía, 5:00, 6:00, 10:00 y / o 11:00 p.m. noticieros durante la semana, dependiendo de su mercado de TV. Obtener cobertura si su evento de medios comienza a las 4:00 p.m. Puede ser muy complicado. No solo subirán a su auto nuevo y conducirán como locos para sacar su cinta al aire a las 5:00. Hay un guión que debe escribirse y una cinta que debe editarse.
Planifique el tiempo de su evento para que no solo sea conveniente para los reporteros, sino que también aumente sus posibilidades de obtener una exposición más inmediata.
No intentes y haz todo
Por tentador que sea convertirse en director, no le digas al reportero, a los fotógrafos o a los videógrafos qué tomas quieres que obtengan. Desea establecer una buena relación con ellos y comenzar una relación con el periódico o la estación de televisión. No ganarás amigos diciéndoles cómo hacer su trabajo.
Haga que sea fácil entrar (y salir)
Si está organizando el evento en su planta de 50,000 pies cuadrados y el área donde está permitiendo los medios está en la parte posterior del edificio, deles el acceso más fácil posible. No haga que se estacionen en la parte delantera del edificio y luego carguen su equipo hasta la parte posterior si puede evitarlo. Si hay una manera de conducir hacia atrás, informe a los medios las instrucciones de manejo en su comunicado de prensa y marque claramente el camino cuando lleguen.
También debe considerar qué área de su instalación está estrictamente prohibida. Por ejemplo, si no puede evitar una caminata larga, ¿realmente quiere que los medios recorran todo su edificio con cámaras? Eso no significa que van a comenzar a disparar lo que quieran. Pero muchas compañías tienen políticas estrictas sobre dónde pueden ir las cámaras y los no empleados por razones de propiedad.
Considere los visuales
Piensa en tus imágenes cuidadosamente. Brinde a los medios tanta experiencia práctica como sea posible. Hablar de un producto durante media hora y luego referirse a la imagen en el folleto es algo por lo que los medios ni siquiera tienen que presentarse. Recuerde, están transmitiendo las imágenes a sus clientes potenciales, a sus espectadores o lectores, por lo que es importante tener en cuenta a su audiencia para que pueda obtener la cobertura que necesita.
No olvides un kit de prensa
Incluya la información sobre su evento y entréguela a los medios. Esta información los ayudará a escribir la historia, pero también lo ayudará a tener más control sobre las noticias, ya que les está proporcionando la información crucial.
Asegúrese de que su contacto con los medios esté disponible
No olvide hacer que su contacto con los medios esté disponible para preguntas. Si un periodista tiene preguntas adicionales, debe poder contactar rápidamente a su contacto con los medios. Asegúrese de incluir el número de teléfono del contacto de medios y cualquier otra información de contacto dentro de su kit de prensa.
Use empleados con experiencia
No tiene que limitar los portavoces de su evento a su propio contacto con los medios. Si un empleado puede dar un mejor sonido porque ha tenido más experiencia en el desarrollo y el trabajo con un determinado producto, por todos los medios, póngalo a disposición para preguntas.
Prepare su declaración de antemano
Si planea hablar ante la cámara o con un periodista, piense en lo que quiere decir con anticipación. Puede ser útil tener un amigo que no esté familiarizado con su negocio para leer su kit de prensa y hacer preguntas que tengan. De estas preguntas, así como algunas ideas propias, elabore una lista de respuestas. No quiere sonar ensayado, pero tampoco quiere sonar sin preparación o decir "Umm ..." mucho tampoco.
También desea considerar los diferentes tipos de medios. El periódico tiene diferentes necesidades que la televisión y viceversa. Un periodista de un periódico puede hacerle preguntas que son muy diferentes a las de un periodista de televisión. Cada medio tiene diferentes formas de presentar sus noticias, por lo que necesitarán el tipo que mejor se adapte a su audiencia.
¿Qué pasa si el reportero no se muestra?
Es muy posible que la estación o el periódico envíen un fotógrafo o camarógrafo en lugar de un periodista. Eso no significa que tu historia no sea importante para ellos. No estarían allí si no planearan darle cobertura a su historia, así que trate a quien se presente muy bien.
Si un camarógrafo está cargando su equipo, no le entregue un kit de prensa en ese momento. Ofrezca llevarlo hasta que hayan podido obtener las vacunas que necesitan. Tratarlos como un ciudadano de segunda clase volverá a la estación y podría perjudicar sus posibilidades de cobertura futura.
