Reembolso de millaje de empleados
Contenido
- Tasas de reembolso de millaje de la compañía
- Reembolso del empleado del gobierno
- Requisitos de reembolso de gastos de automóviles
- Otras formas en que los empleadores compensan a los empleados por los gastos de automóviles
- Consecuencias fiscales para los reembolsos de millas
- Gastos de automóvil no reembolsados
El reembolso de los empleados por usar su propio automóvil variará en cierta medida según el empleador y el sector, pero la mayoría de las organizaciones compensan a los empleados aproximadamente a la Tasa de millaje estándar establecida por el IRS o la Tasa de reembolso de vehículos de propiedad privada. La tarifa es establecida cada año por la Administración de Servicios Generales (GSA) basada en una investigación realizada por una firma consultora independiente con respecto a los costos actuales para utilizar un vehículo.
Para 2020, la tarifa estándar de millaje se establece en 57.5 centavos por milla recorrida, por debajo de 58 centavos para 2019. Esta tarifa estándar fija incorpora el costo de seguro, registro, gas, petróleo y mantenimiento. conduce mucho por el trabajo, esto puede resultar en una deducción significativa.
Tasas de reembolso de millaje de la compañía
La mayoría de los empleadores reembolsará a la tasa del IRS o GSA ya que pueden deducir hasta ese monto como un gasto cuando presenten su declaración de impuestos sobre la renta corporativa, aunque hay otras fórmulas complejas de impuestos que los empleadores pueden usar. Cuando los trabajadores calificados son difíciles de encontrar durante las expansiones económicas, es más probable que los empleadores proporcionen tasas competitivas de reembolso.
El Servicio de Impuestos Internos requiere que los pagos de reembolso se realicen por separado del salario, sin impuestos retenidos. Por lo tanto, algunos empleadores procesarán los pagos de gastos a través del sistema de cuentas por pagar para mantenerlos separados de la nómina y para cumplir con las leyes del IRS.
Si su empleador está reembolsando a la tasa de GSA o IRS o cerca de ella, puede estar seguro de que está obteniendo un trato justo.
Reembolso del empleado del gobierno
Los empleados del gobierno siempre recibirán un reembolso exactamente a la tasa GSA si se autoriza el uso de un automóvil de propiedad privada o cuando no hay un vehículo del gobierno disponible.
Requisitos de reembolso de gastos de automóviles
Deberá proporcionar un registro de kilometraje, recibos de combustible y documentación de cualquier otro recibo de gastos permitido relacionado con su automóvil. Sin registros detallados, su informe de gastos puede ser rechazado. O peor, su empleador podría tomar medidas disciplinarias si cree que su reclamo podría ser fraudulento. Muchos empleadores requieren el mantenimiento de registros contemporáneos, al igual que el IRS. No intente estimar su millaje ya que eso podría violar las políticas de su empleador.
Mantener lápiz y papel en su automóvil es un método, aunque tedioso; Una mejor opción es una aplicación de seguimiento de kilometraje que rastrea automáticamente sus viajes en un registro contemporáneo que puede imprimir o descargar. Es una forma eficiente de realizar un seguimiento del kilometraje, los puntos de inicio y finalización y el propósito comercial de la unidad para incluir en su informe de gastos.
Otras formas en que los empleadores compensan a los empleados por los gastos de automóviles
De acuerdo con la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, estas son alternativas comunes al reembolso de millas, ya que las formas en que los empleadores pueden compensar a los empleados por los gastos de manejo de negocios son:
Asignación de coche plano.Los empleadores brindan a los empleados un subsidio para automóviles planos, como $ 400 por mes, para cubrir el costo del combustible, el desgaste, los neumáticos y más.
Programas FAVR.Los empleadores reembolsan a los empleados bajo un programa de reembolso de tasa fija y variable (FAVR), en el que a los empleados se les reembolsan los costos fijos (como seguros, impuestos y tarifas de registro) y gastos variables del vehículo (como combustible y mantenimiento). Los reembolsos están exentos de impuestos para los empleados si se cumplen ciertos requisitos de contabilidad de gastos.
Consecuencias fiscales para los reembolsos de millas
Los reembolsos de millas se consideran desembolsos libres de impuestos por parte de los empleadores siempre que estén documentados y no excedan sus gastos reales. Sin embargo, su empleador no puede pagar directamente los costos operativos como reparaciones o mantenimiento de su automóvil sin consecuencias fiscales. Otros gastos como los peajes directamente relacionados con el transporte comercial se pueden reembolsar sin impuestos siempre que tenga recibos.
Algunos empleadores proporcionan una asignación mensual para gastos de automóvil. Si se requiere que los empleados presenten registros de gastos, se les aplicarán impuestos solo por cualquier monto recibido que exceda los gastos registrados. Si los empleadores no requieren documentación, entonces la asignación puede estar sujeta a impuestos.
Gastos de automóvil no reembolsados
A partir del año fiscal de 2018, con la implementación de la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos, los trabajadores ya no pueden deducir los gastos de automóvil no reembolsados. En 2017 y años anteriores, estos gastos eran deducibles en la medida en que superaban el 2% del ingreso bruto ajustado. Por lo tanto, los trabajadores que conducirán ampliamente como parte del desempeño de sus responsabilidades laborales deben evaluar cuidadosamente las políticas de reembolso de la compañía a medida que revisan las ofertas de trabajo.
Si un empleador generalmente no reembolsa los gastos del automóvil, entonces puede ofrecer reducir el salario a cambio del reembolso, ya que el reembolso estará protegido de los impuestos si los gastos se documentan adecuadamente. Alternativamente, puede negociar un salario más alto para tener en cuenta la carga tributaria adicional según la nueva ley tributaria.
Según el IRS, a pesar de la suspensión de deducciones detalladas misceláneas, no se suspenden las deducciones por gastos que son deducibles para determinar el ingreso bruto ajustado. Por ejemplo, los miembros de un componente de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos (Fuerzas Armadas), funcionarios del gobierno estatal o local pagaron una tarifa, y ciertos artistas tienen derecho a deducir los gastos de viaje de los empleados no reembolsados como un ajuste a los ingresos totales. en la línea 24 del Anexo 1 del Formulario 1040 - 3 - (2018), no como una deducción detallada en el Anexo A del Formulario 1040 (2018) y, por lo tanto, puede continuar usando la tasa de millaje comercial estándar.
La información contenida en este artículo no es un asesoramiento fiscal o legal y no sustituye dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información en este artículo puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley.
