Dele confianza a su jefe con un plan de gestión de riesgos
Contenido
- ¿Qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
- Planificación de gestión de riesgos
- Un proceso de gestión de riesgos de 5 pasos
- Paso 1: iniciar
- Paso 2: identificar
- Paso 3: evaluar
- Paso 4: Planifique las respuestas
- Paso 5: Implementar
Los mejores gerentes de proyecto tienen la plena confianza de su gerente de línea y patrocinador del proyecto. Los ejecutivos detrás de sus proyectos les creen cuando dicen que necesitan fondos adicionales, más recursos o ayuda para resolver un problema.
Cuando trabajas en situaciones de riesgo, necesitas el kit adecuado. Al igual que un excursionista con una mochila de cuerda y crampones, también necesita las herramientas para enfrentar el riesgo del proyecto.
Puede aumentar la confianza de su gerente en su proyecto con un plan de gestión de riesgos. Un simple proceso de cinco pasos puede transformar enormemente la forma en que su jefe ve su proyecto (y usted).
¿Qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
La gestión de riesgos en la gestión de proyectos es el proceso de identificación, evaluación y respuesta a los riesgos del proyecto.
Los riesgos del proyecto son cosas que pueden afectar el proyecto (positiva o negativamente, pero en general las personas interpretan el riesgo como eventos que tendrían un impacto negativo en el proyecto).
Ya sea que su proyecto sea grande o pequeño, tendrá riesgos asociados. Estos riesgos pueden ser cualquier cosa, desde el riesgo de que su desfile escolar sea llovido hasta el riesgo de un aumento de precio a un componente crítico de su nueva placa de circuito.
El riesgo del proyecto, si no se gestiona correctamente, puede dificultar la entrega exitosa de su proyecto. Los riesgos no controlados pueden agregar tiempo a su agenda, trabajo a su tiempo y dinero a su presupuesto. Los gerentes se ponen nerviosos por este tipo de cosas. Todo eso se puede evitar con un plan de gestión de riesgos.
Planificación de gestión de riesgos
Un plan de gestión de riesgos es una excelente manera de aumentar su confianza en la capacidad de su equipo de proyecto para cumplir, y eso también se traduce en aumentar la confianza de su gerente. Desea que crean que puede hacerlo y que sepan qué podría impedir que entregue el proyecto con éxito. Un plan de gestión de riesgos es una herramienta perfecta para hacerlo.
¿Y adivina qué? Es realmente fácil comenzar.
La gestión de riesgos del proyecto es un proceso simple de cinco pasos. No lo hagamos más complicado de lo necesario. Esto es algo en lo que puede comenzar hoy, prepárese para discutirlo en su próxima reunión y termine mientras alguien está escribiendo las actas.
Un proceso de gestión de riesgos de 5 pasos
Al igual que con muchas partes de la gestión de proyectos, la gestión de riesgos es un proceso. Los cinco pasos son:
- Iniciado
- Identificar
- Evaluar
- Planificar respuestas
- Implementar
Si esos términos no significan mucho para usted en este momento, manténgalo; lo explicaré todo.
Paso 1: iniciar
Primero, desea establecer el contexto para su gestión de riesgos en su entorno de gestión de proyectos.
Probablemente no haya mucho trabajo por hacer aquí porque alguien en su empresa ya habrá preparado una política de riesgos corporativos y todo lo que necesita hacer es rastrearla. Esto explicará el enfoque de riesgo de la empresa e incluso podría exigir las plantillas que necesita. Las plantillas siempre te ahorran un trabajo, ¡así que ten cuidado con ellas también!
Incluso si no tiene una política de riesgos corporativos, otra persona que gestione proyectos junto con usted puede tener un plan de gestión de riesgos de proyectos que puede copiar. ¿Por qué reinventar la rueda? La reutilización de documentos es imprescindible si desea ahorrar tiempo y hacer más cosas.
Use lo que descubrió para producir un plan de gestión de riesgos para su proyecto. Esto es parte de su plan general de gestión de proyectos y habla sobre cómo abordará la gestión de riesgos en su proyecto.
Si no sabe qué poner, ¡siga leyendo! Los siguientes pasos le darán una mejor idea de qué hablar en su plan de gestión de riesgos.
Esto mejora la confianza al: Demostrarle a su gerente que tiene un enfoque para enfrentar la incertidumbre en su proyecto y que administrará activamente el riesgo.
Paso 2: identificar
Una vez que haya descrito un enfoque, puede comenzar a trabajar con él.
Ahora identifica los riesgos que afectarán su proyecto. Esto es solo una instantánea en el tiempo y su registro de riesgos es algo que querrá volver una y otra vez para asegurarse de que también se coloque algo nuevo.
Puede identificar los riesgos utilizando una lista de verificación de riesgos comunes, entrevistando a las partes interesadas en el proyecto (especialmente las partes interesadas difíciles, ya que generalmente tienen mucho que decir sobre lo que podría salir mal), sesiones de lluvia de ideas y utilizando su sentido común.
Está buscando cosas que podrían causar problemas si alguna vez ocurrieran. (Recuerde, los riesgos aún no han sucedido. Los problemas del proyecto son cosas que ya han sucedido).
Independientemente de cómo lo hagas, definitivamente debes involucrar a otras personas. Solo, no tendrás la imagen completa y terminarás perdiendo cosas.
Los riesgos pueden y deben ser identificados por cualquier persona. Como gerente de proyectos, su trabajo consiste en alentar a sus colegas a aumentar los riesgos con usted para que, como equipo, pueda hacer algo al respecto.
Todos los riesgos identificados deben registrarse en el registro de riesgos. Si tiene un coordinador de proyecto en el equipo o una persona de apoyo para el proyecto, pueden hacerlo. De lo contrario, es parte de las tareas administrativas que debe realizar.
Esto mejora la confianza al: Demostrando que conoce los riesgos clave que podrían afectar su proyecto y que tiene un medio para mantenerse continuamente al tanto de los nuevos riesgos.
Paso 3: evaluar
Luego se evalúan los riesgos para determinar la probabilidad y el impacto. Cuando evalúe un riesgo, piense en la probabilidad de que ocurra, cuánto costaría manejar y cuánto tiempo probablemente agregaría a la línea de tiempo de su proyecto.
Como medida adicional, también puede evaluar la proximidad, lo que significa qué tan cerca en el tiempo es probable que ocurra el riesgo. Un riesgo con alta proximidad podría suceder pronto. Un riesgo con baja proximidad podría suceder en algún momento en un futuro lejano. Esto puede darle otro factor para priorizar su tiempo y energía cuando se trata de enfrentar los riesgos.
Esto mejora la confianza al: Asegurarle a su gerente que todos en el equipo tengan una idea clara de lo que sucedería si alguno de estos riesgos realmente se materializara.
Paso 4: Planifique las respuestas
Ahora llegamos a la parte carnosa de su plan de gestión de riesgos. En este paso, determinará cómo administrar el riesgo identificando una respuesta adecuada.
Hacemos esto porque hasta ahora todo lo que tienes es una lista de lo que podría pasar para desviar tu proyecto en el futuro y lo importante que sería. Lo que su gerente querrá saber a continuación es: ¿Qué va a hacer al respecto?
En general, hay cuatro cosas que puede hacer para abordar y gestionar un riesgo de proyecto. Son:
- Evitar: Tome medidas para evitar que ocurra este resultado.
- Transferencia: Transfiera la responsabilidad a otra parte, como con una póliza de seguro.
- Mitigar: tome medidas para reducir el impacto del problema si ocurre.
- Aceptar: Comprenda que el resultado arriesgado puede ocurrir, y con el consentimiento de su equipo no tome medidas para evitarlo.
Algunos de sus riesgos pueden tener un resultado positivo. Por ejemplo, existe el riesgo de que venda tanto producto nuevo que bloquee las líneas telefónicas. Sería un buen problema, pero aún es un riesgo que debes planear.
Hay varias formas de prepararse para un riesgo positivo que incluye:
- Explotación: Haz tu mejor esfuerzo para asegurarte de que este resultado ocurra para que puedas cosechar las recompensas.
- Compartir: trabaje con otro colega o empresa para aumentar la probabilidad de un riesgo positivo.
- Mejorar: influir en los factores que podrían contribuir a un resultado positivo y tratar de obtener aún más beneficios.
- Aceptar: reconocer la posibilidad de un riesgo positivo y no hacer nada.
Deberá determinar qué estrategia de respuesta es la mejor para cada riesgo en su registro. Por ejemplo, puede decidir que el riesgo de colapso del techo de la fábrica es algo que simplemente aceptará, ya que no es probable que suceda. Sin embargo, el riesgo de que la intoxicación alimentaria elimine a la mitad de su fuerza laboral es algo que va a mitigar activamente al volver a capacitar a todo su personal de catering. Si ha sucedido antes y es bastante probable a menos que haga algo al respecto, querrá mitigar el riesgo.
Una vez que se identifica y acuerda la respuesta, se puede designar a los propietarios de riesgos para llevar a cabo el plan de acción de gestión de riesgos. En otras palabras, necesita que alguien sea responsable de ver a través de las tareas que acuerda en su plan.
Esto mejora la confianza al: Mostrarle a su gerente que ha considerado qué hacer con respecto a las cosas que podrían causar problemas para su proyecto y que está implementando planes para reducir la incertidumbre y el riesgo en el proyecto.
Paso 5: Implementar
Su plan de gestión de riesgos ya debe incluir quién será responsable de realizar las actividades de mitigación de riesgos para cada riesgo. Ahora deberían trabajar en esas tareas para que pueda administrar activamente los riesgos abiertos.
Esto mejora la confianza al: Demostrando que usted y su equipo de proyecto pueden seguir adelante con lo que dijeron que harían. Al informar sobre lo que ha logrado y los riesgos que ha mitigado, le muestra a su equipo de administración que usted se toma en serio entregar y hacer lo que se necesita para preparar su proyecto a prueba de problemas en el futuro.
Una vez que un riesgo ha pasado, cuando ya no es relevante porque ya pasó o ya no puede pasar, puede cerrarlo desde su registro de riesgos.
La implementación de este plan de gestión de riesgos del proyecto puede diferenciarlo de otros gerentes. Su propio jefe tendrá la evidencia de que puede pensar de manera estratégica y creativa sobre lo que podría hacer que su proyecto se despegue y, lo más importante, haga algo al respecto. ¡Serás la persona que gestiona activamente los problemas antes de que sucedan, eliminando obstáculos y preparándote para cualquier cosa!
Ser visto como bueno en la gestión del riesgo del proyecto es una forma segura de ser visto como un par de manos seguras por la gerencia. No necesita mucha experiencia o certificados para comenzar a administrar el riesgo del proyecto con éxito (aunque existen calificaciones formales en la gestión del riesgo). Este sencillo proceso de cinco pasos pronto significará que la gestión de riesgos del proyecto está integrada en sus planes de proyecto.
